SharePoint – 附加列表功能

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SharePoint 为列表提供了许多功能。它为列表数据提供存储、自定义列表架构的能力以及查看、添加、编辑和删除列表项等的能力。还有更多可用的功能，例如在列表数据上创建视图、在两者上进行简单验证字段和列表级别、内容批准、项目版本控制等。

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让我们开始使用列表数据上的视图。在这里，我们又回到了 Authors 列表中，正如您所注意到的，我们只添加了四个项目。只有四个项目，不难从数据中获取我们需要的任何信息。

随着项目数量的增加，比如从 4 到 50 到 100，再到 500，仅仅浏览列表并快速获取我们需要的信息变得越来越困难。为了解决这个问题，SharePoint 允许您在列表上创建多个视图，以便我们可以过滤掉不需要的信息，例如 –

• 我们可以对字段值进行排序。
• 我们可以对信息进行分组。
• 我们可以得到总数。
• 我们也可以有不同的方式来呈现信息。

对于大多数列表，当您创建它们时，默认情况下您会获得一个视图。它被称为所有项目视图，这就是我们在上面给出的示例中看到的视图。

现在让我们看看如何创建自定义视图。正如创建列表架构一样，SharePoint 为我们提供了几种不同的方式来创建视图。一种方法是从现有视图开始并更改不同列的排序和过滤。我们可以按照您希望的方式获取数据，然后将其另存为新视图。

您会注意到，如果我们转到其他列标题，它们中的大多数都会为我们提供一个小下拉菜单，我们可以访问如下所示的薪资/费率标题。

转到另一个列标题 – 生物。它没有下拉列表，因为它包含多行文本。其他列有这个选项。它使我们能够对信息进行排序或过滤。

让我们在这里创建一个仅显示员工的过滤器。

添加该过滤器后，请注意列标题​​中有一个小图标，表示这些字段值已被过滤。让我们按降序排序。

所以现在我们有了一个新的数据视图，即降序视图。

现在不保留过滤和排序。因此，我们需要保存降序视图以备将来使用。

如果我们只是导航回 Authors 列表，那么我们将看到All Items。如果我们想要一个只有员工的视图，按薪水/费率降序排序，请单击“保存此视图”选项。

我们将此视图称为员工视图。从给定的选项中选择该视图是对所有用户可用还是仅对我可用。单击保存。

所以现在我们有两个不同的视图，所有项目视图和员工视图，我们可以使用列表视图顶部的链接在这些视图之间切换，如下面的屏幕截图所示。

验证

我们将向 SharePoint 列表中的字段和项目添加简单的验证规则。现在，当我们创建 Authors 列表时，我们使用不同字段类型的属性添加了一些验证规则。

单击作者列表中的新建项目。现在，点击保存。

当您单击保存时，您将收到两个错误。这是因为我们已经指出姓名和工资/费率是必填字段。

分别以 Aamir Jameel 和 1500 的形式输入姓名和薪水/费率。点击保存。

正如您所看到的，我们仍然存在 Salary/Rate 问题，因为当我们创建该字段时，我们指出它的值应该在 0 到 1000 之间，而 1500 不满足该要求。单击取消。

转到功能区上的列表选项卡，然后单击列表设置。单击名称。正如您在下面给出的屏幕截图中看到的，它是一个必填字段，

现在返回，单击工资/费率，然后向下滚动。您将看到它也是必填字段。

这里我们还设置了有效的值范围。因此，如果字段类型具有这些属性，那一切都很好，但是如果没有，您该怎么办？好吧，我们可以添加一些简单的自定义验证。因此，如果我们向下滚动到底部，您可以看到有一个用于列验证的区域。让我们扩展一下。在这里我们可以指定一个公式，然后如果用户输入的值不满足该公式，则给出消息。

如果您不熟悉在 SharePoint 中构建公式，有一个链接可帮助您了解如何执行此操作。

现在我们要添加的验证是，如果您不是员工，那么您的薪水/费率表示您的小时费率，我们想说该费率的最大值是 &dollar50.00。所以在这里，验证取决于 Employee 字段和 Salary/Rate 字段的值。因此，我们不是将验证添加到这些字段中的任何一个，而是将其添加到项目，然后我们指示项目验证的方式是转到列表设置。

单击验证设置并设置如下所示的公式。

所以条件会很简单，首先，你是雇员吗？所以如果你是员工，那么我们已经设置了薪水值的有效范围在 0 到 1000 之间。因此，只返回 True 值。如果您不是员工，那么我们将检查工资/费率是否小于或等于 50。

如果此公式返回 True，则该项目被视为有效。如果返回false，则无效。最后，我们添加了错误消息，“贡献者的最高费率为 &dollar50”。

这样就完成了验证设置。单击保存。

现在返回到 Authors 列表并添加一个新项目。我们将其命名为“测试”，选中“员工”复选框（因为我们正在测试员工），输入“薪水/费率”为 800，然后单击“保存”。

数据已保存。没有错误。现在让我们输入不同的条件。转到作者列表。我们将其命名为测试 2。

现在不要选择 Employee 复选框，因为现在我们假设此人是贡献者。输入 Salary/Rate 为 800，然后单击保存。

您将看到一条错误消息。因此，让我们将 Salary/Rate 更改为有效值。

在工资/费率字段中输入 40。

单击保存。

您将看到数据已正确保存并在列表中更新，如下面的屏幕截图所示。

查找字段

我们将看看列表关系和查找字段。我们将创建一个新列表来保存有关课程的信息。

第 1 步– 转到站点内容 →“添加应用程序”→ 自定义列表。

步骤 2 – 指定列表课程，然后单击创建。打开课程列表。只有一列名为 Title，它代表课程的标题。

步骤 3 – 创建第二列，其中将包含作者的姓名。转到功能区上的 LIST。单击创建列。

步骤 4 – 将此列命名为Author。我们可以只有一行文本，用户可以在其中输入作者姓名。但是，我们已经在 Authors 列表中包含了作者姓名，因此我们将向用户显示一个下拉列表，他们可以在其中选择作者。因此，我们将创建一个查找字段，而不是创建单行文本字段。

第 5 步– 接下来，我们需要指定我们将向用户显示哪个列表中的哪个字段。SharePoint 默认设置了适当的值，但如果我们想要更改列表，我们可以从下拉列表中选择是否。完成后，单击“确定”。

第 6 步– 本课程是 SharePoint 教程，您可以看到我们有一个作者下拉列表。

列表数据存储

列表的数据存储在行和列中。对于每个内容数据库，都有一个表，用于存储列表数据。您可以将这些列表关联在一起，加强关系完整性并进行验证。

人们经常假设关系数据库的许多功能都存在于列表中，并且一组列表变得几乎像一个关系数据库，但事实并非如此。

您需要将列表更像是一组 Excel 工作表，您可以在其中将一个工作表与另一个工作表链接起来，并且您可以通过一些简单的表单对列或单元格进行验证。因此，SharePoint 中的一组列表与关系数据库不同。