电子邮件礼仪

电子邮件被广泛用作一种廉价但高效的商业通信工具。由于存档和检索电子邮件很容易，因此很少打印电子邮件并使用软拷贝。它受欢迎的原因是易于访问，从首席执行官到看门人的组织中的每个人都可以使用。

电子邮件是一种以良好呈现、易于阅读和专业适当的方式交流信息的有效方式。许多人将时间不足作为转发不符合标准的电子邮件的原因，这些电子邮件从不完整到难以理解。

许多人将电子邮件误认为是短信，或者至少他们写电子邮件的方法表明如此。让我们讨论文本对话和写电子邮件之间的区别。在短信对话中，两个人可以通过快速的来回沟通方式交换信息、分享细节、提供更正和要求澄清。

与此相比，电子邮件由专业人士阅读，根据他们的工作，他们每天可能会收到 20 到 200 封电子邮件。他们既不想进行来回对话，也没有时间多次询问细节。他们只想了解电子邮件的内容、读出说明、处理信息、完成任务并清空收件箱的“未读”部分。

牢记这一点，让我们讨论一些编写有效电子邮件的技巧–

在某些情况下，电子邮件可能不合适。更喜欢在以下情况下打电话给某人–

电子邮件的法律风险

电子邮件是许多工作场所的首选通信方式，这意味着它们携带大量可能保密的信息。许多公司都对人们进行了广泛的培训，了解他们应该如何构建电子邮件以及应该将电子邮件转发给谁。

电子邮件中信息的安全性和机密性是发件人和收件人的共同责任。公司有严格的指导方针来保护他们的文件和内容。让我们讨论一些最常遵循的准则，以防止滥用电子邮件。

如果出现以下情况，您和您的公司将承担众多法律诉讼的责任：

虽然我们大多数人都会向朋友发送非正式电子邮件，其中可能包含语法错误，但在给同事写信时却并非如此，尤其是当我们想给人留下好印象时，因为这次我们必须更加谨慎和外交。以下是有关正确电子邮件格式的一些一般提示 –

背景– 所有电子邮件都应使用默认的白色背景。彩色背景或滚动设计似乎不专业且分散注意力。

字体– 首选字体是 Times New Roman 或 Arial，字体大小为 12。

字体颜色– 字体应仅为海军蓝或黑色。

联系方式– 签名区域应提及姓名、职务、电子邮件 ID、联系电话、公司徽标和通信地址等官方联系信息。最好避免个人陈述。

名字和姓氏– 它们应该以与电子邮件正文中使用的字体相同的字体提及，只有两个字体大小。不建议使用草书字体。

（以与电子邮件正文相同的字体和大小提及）