MS Access – 报告基础

在本章中，我们将介绍报告的基础知识以及如何创建报告。报告提供了一种查看、格式化和汇总 Microsoft Access 数据库中信息的方法。例如，您可以为所有联系人创建一个简单的电话号码报告。

• 报告包含从表或查询中提取的信息，以及与报告设计一起存储的信息，例如标签、标题和图形。

• 提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。

• 如果要包括的所有字段都存在于单个表中，请使用该表作为记录源。

• 如果字段包含在多个表中，则需要使用一个或多个查询作为记录源。

例子

我们现在将通过一个简单的例子来理解创建一个非常简单的报告的过程。为此，我们需要转到“创建”选项卡。

在单击“报告”按钮创建基本报告之前，请确保选择了正确的查询。在这种情况下，在导航窗格中选择了qryCurrentProjects。现在单击“报告”按钮，这将根据该查询生成报告。

您将看到报表在布局视图中打开。这提供了一种快速方法来调整您在报告中看到的任何字段的大小或宽度。现在让我们调整列宽，以更好地适应所有内容。

向下滚动并调整底部的页面控件。

这是创建非常简单的报告的非常快速的方法。您还可以从报表设计视图中进行细微的更改和调整。

• 就像表单一样，报告由各种不同的部分组成。
• 您有详细信息部分，这是您所有数据的大部分所在。
• 您还将看到页眉和页脚部分；它们出现在报告中每一页的顶部和底部。

现在让我们更改报告的标题并为其命名。

单击保存图标以保存您的报告。

你会得到上面的对话框。

为您的报告输入一个名称，然后单击“确定”。如果您想查看该报告的实际外观，在打印预览中，您可以返回查看按钮并单击打印预览以查看该报告在打印在纸上或以 PDF 格式打印时的外观。

使用右下角的工具，您可以放大或缩小。在“打印预览”选项卡上还有一些按钮，当您切换到“打印预览”时会自动出现这些按钮。在缩放部分，您可以看到一页、两页的视图；或者如果您有更长的报告，您可以一次查看四页、八页或十二页。您还可以调整一些简单的东西，例如您用于打印的纸张尺寸、报告的边距、方向、列数、页面设置等。这就是您可以非常快速地创建一个使用“创建”选项卡上的“报告”按钮进行简单报告。

使用报表设计创建报表

报表设计是另一种在 Access 中创建快速报表的方法。为此，我们需要使用 Report Design View 按钮，它类似于 Form Design 按钮。这将创建一个空白报表并将其直接打开到设计视图，允许您更改控件源并将字段直接添加到报表的设计视图。

现在让我们转到 Create 选项卡并单击 Report Design 按钮。

它将打开一个空白报告或一个未绑定的报告，这意味着该报告未连接到我们数据库中的任何其他对象。

在工具组的设计选项卡上，选择属性表。这将打开“属性”窗格。

在“数据”选项卡上，为此报表分配一个记录源，以将其连接到数据库对象，如下面的屏幕截图所示。

从下拉列表中选择qryLateProjects现在，下一步是通过单击“设计”选项卡上的“添加现有字段”列表按钮来浏览并向此报告添加一些字段。

选择上面屏幕截图中的字段。

如上面的屏幕截图所示，将字段拖动到您的报告中。转到排列选项卡，在表格组中，您有几个选项可供选择。

有堆叠布局和表格布局，这是一种非常类似于电子表格的布局。让我们选择表格布局。

您可以看到它将所有标签向上移动到页眉区域。这些标签只会在每个页面的顶部出现一次，并且数据查询将针对“详细信息”部分中的每条记录重复。现在，您可以进行一些调整，使您的 ProjectName 字段更宽。

正如您在上面的屏幕截图中看到的，Detail 部分和 Page Footer 之间有很多空间。

让我们向上拖动页脚以减少空间，如下面的屏幕截图所示。我们现在将转到“设计”选项卡并单击“视图”按钮并选择“报告视图”。

现在可以看到有些项目名称不完整；您可以使用设计视图进行调整，也可以使用布局视图进行调整。

这就是我们仅从设计视图创建简单报告的方式。