MS 项目 – 创建新计划

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使用 MS Project 时，您可以指定开始日期或完成日期。因为一旦您输入了这两个中的一个，以及其他项目任务、约束和依赖关系，MS Project 将计算另一个日期。即使您知道项目的截止日期，使用开始日期始终是一个好习惯。

启动 MS 项目

• Windows 7 – 单击开始菜单，指向所有程序，单击 Microsoft Office，然后单击 Project 2013。

• Windows 8 – 在开始屏幕上，点击或单击 Project 2013。

• Windows 10 – 单击开始菜单 → 所有应用程序 → Microsoft Office → Project 2013。

创建空白项目

MS Project 2013 将显示一个选项列表。在可用模板列表中，单击空白项目。

Project 将计划的开始日期设置为当前日期，甘特图视图的图表部分中的一条细绿色垂直线指示当前日期。

项目信息

让我们更改项目开始日期并添加更多信息。

第 1 步：开始日期

单击项目选项卡 → 属性组 → 项目信息。

出现一个对话框。在开始日期框中，输入 11/5/15，或单击向下箭头以显示日历，选择 2015 年 11 月 5 日（或您选择的任何日期）。

单击“确定”接受开始日期。

第 2 步：设置日历

单击项目选项卡 → 属性组 → 项目信息。

单击“当前日期”下拉框中的箭头。将出现一个包含三个基本日历的列表。

• 24 小时– 没有非工作时间的日历。

• 夜班–晚上11 点至早上 8 点，夜班涵盖周一至周五的所有夜晚，休息一小时。

• 标准– 正常工作时间，周一至周五上午 8 点至下午 5 点，休息一小时。

选择一个标准日历作为您的项目日历。单击“取消”或“确定”关闭对话框。

现在让我们添加例外。

步骤 3：向日历添加例外

例外用于将项目日历修改为具有非标准工作日或非工作日。您还可以为特定资源分配独特的工作时间。

这是一个创建非工作日的示例，这可能是因为假期或办公室庆祝活动或标准办公室工作以外的事件。

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

出现更改工作时间对话框。在例外选项卡下单击名称字段，将事件输入为“Office Anniversary”。在开始字段中输入 11/22/15，然后在完成字段中输入相同的日期。该日期现在被安排为项目的非工作日。您还可以验证对话框中日历中指示的更改颜色，如下所示。单击确定关闭。

第 4 步：设置资源日历

就像您可以更改标准基本日历一样，您可以更改每个资源的工作和非工作时间。您可以修改资源日历以适应弹性工作时间、休假时间、培训时间等。

另请记住，资源日历只能应用于工时资源，而不能应用于材料和成本资源。

默认情况下，当我们在计划中创建资源时，资源日历与标准基准日历相匹配。您对项目日历所做的任何更改都会自动反映在资源日历中，除非您在资源日历中创建例外。在这种情况下，即使您更新项目日历，资源日历中的异常也不受影响。

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

在例外选项卡下单击名称字段，将事件输入为“个人假期”。在开始字段中输入日期（例如 9/15/2015），然后在完成字段中输入相同的日期。

第 5 步：更改每个资源的工作时间

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

第 6 步：创建非工作日

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

更改文件属性

在 Microsoft Windows 操作系统中，右键单击文件并选择“属性”会打开包含版本、安全性和其他文件详细信息的文件属性对话框。您也可以为 .mpp 项目文件记录一些顶级信息。这可以按如下方式完成 –

第 1 步：启动 MS 项目

• Windows 7 – 单击开始菜单，指向所有程序，单击 Microsoft Office，然后单击 Project 2013。

• Windows 8 – 在开始屏幕上，点击或单击 Project 2013。

• Windows 10 – 单击开始菜单 → 所有应用程序 → Microsoft Office → Project 2013。

第 2 步：保存属性

单击文件选项卡。在信息选项卡下，转到项目信息。单击“项目信息”附近的箭头以单击“高级属性”。将打开一个对话框，您可以根据需要输入更改。单击“确定”，不要忘记单击“保存”进行保存。

构建任务列表

在开始之前，让我们假设您已经有了工作分解结构 (WBS)。在 WBS 的上下文中，“工作”指的是“可交付成果”而不是努力。

WBS 将最低级别的可交付成果标识为工作包。这个工作包被分解成更小的任务/活动，这是完成工作包所需的努力。因此，一项任务是面向行动的，而工作包是一项或多项任务的可交付成果或结果。

在项目管理社区内，什么构成活动和什么构成任务之间存在大量混淆。但对于 MS Project，任务是生成特定项目可交付成果所需的努力和行动。MS Project 不使用术语“活动”。

进入任务

这很简单。在甘特图视图中，只需单击任务名称列正下方的单元格。输入任务名称。在以下屏幕中，我们输入了 5 个不同的任务。

输入持续时间

任务的持续时间是完成任务所需的估计时间。作为项目经理，您可以使用专家判断、历史信息、类似估计或参数估计来估计任务持续时间。

您可以按不同维度的时间单位（即分钟、小时、天、周和月）输入任务持续时间。为简单起见，您可以使用缩写，如下表所示。

Value you want to enter	缩写	外貌
45 minutes	45米	45 分钟
2 hours	2小时	2小时
3 days	3d	3天
6 weeks	6w	6 周
2 months	2个月	2 蒙

请记住，项目默认值取决于您的工作时间。所以 1 天不等于 24 小时，而是一天有 8 小时的工作。当然，您可以随时更改这些默认值。

Value entered	价值	项目默认值
1 minute	60 秒	60 秒
1 hour	60 分钟	60 分钟
1 day	24小时	8 小时（1 个工作日）
1 week	7天	40 小时（5 个工作日）
1 month	28 至 31 天	160 小时（20 个工作日）

更改默认时间维度

单击项目选项卡 → 属性组 → 单击更改工作时间 → 单击选项。

您可以将此应用于所有项目或您当前正在处理的特定项目。

MS Project 拥有的巧妙技巧之一是，它从工作日的角度考虑任务的持续时间。因此，如果您中间有一个非工作日，它会适应这一点并确保需要 16 小时才能完成的任务在第 3 天结束。换句话说，如果您有一项任务需要 16 小时才能完成，从星期一上午 8:00 开始（如果这是您工作日的开始时间，8 小时是一天中的总工作时间），而星期二是假期，任务将在周三晚上合乎逻辑地结束。

提示– 对于手动计划任务，如果您不确定任务持续时间，您可以输入诸如“与经理/工程师核对”之类的文本，稍后再返回。

输入任务持续时间

这在甘特图视图中很简单，单击持续时间列标题下方的单元格。输入持续时间。（以下屏幕截图中的任务 1）

您还可以输入开始和完成日期，MS Project 将自行计算持续时间。（以下屏幕截图中的任务 2）

当前没有持续时间指标时，您也可以输入文本。（以下屏幕截图中的任务 3 和任务 4）

注意– 在上面的屏幕截图中，任务 6 计划在星期日开始，这是一个非工作日，并在星期三结束。因此，基本上，人们会认为在星期一、星期二、星期三这 3 天中，计算出的持续时间将是 3 天。但 MS Project 2013 将其计算为 4 天。所以在选择任务的开始日期时需要小心。因为对于任何连续操作，MS Project 2013 认为任务 6 将需要 4 天。下次更改开始日期时，完成日期将更改以反映此 4 天的持续时间。

已用时间

Elapsed Duration 是一些不需要任何资源的事件发生时所经过的时间。任务的经过持续时间可用于任务将全天候运行而不会中断的情况。一个正常的工作日有 8 小时，经过一天的持续时间将有 24 小时。该任务还会在非工作（假期和假期）和工作日继续进行。

您可以通过在任何持续时间缩写前面加上“e”来输入经过的持续时间。所以 1ew 是七个 24 小时天。

例如，当您“等待油漆变干”时。而这需要4天才能发生。它不需要资源或工作，您所做的就是等待它变干。您可以使用 4ed 作为持续时间，表示经过 4 天，无论是周末还是假期，油漆都可以干燥。在此示例中，干燥发生在周末的 24 小时内。

创建里程碑

在项目管理中，里程碑是项目时间表中的特定点。它们被用作管理项目成功和利益相关者期望的主要进展点。它们主要用于审查、投入和预算。

从数学上讲，里程碑是一项零工期的任务。它们可以放在工作阶段有逻辑结论的地方，或者放在项目计划规定的最后期限。

有两种方法可以插入里程碑。

方法 1：插入里程碑

单击要插入里程碑的任务的名称

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project 将新任务命名为 <New Milestone>，持续时间为零。

Click on <New Milestone> to change its name.

您可以在右侧的甘特图视图中看到带有菱形符号的里程碑。

方法 2：将任务转换为里程碑

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project 将其转换为里程碑。

方法 3：将任务转换为里程碑

在方法 2 中，任务被转换为零工期的里程碑。但也可以将非零持续时间的任务转换为里程碑。这很少使用并导致混淆。

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

使项目摘要任务可见

项目摘要任务总结了您的整个项目。

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

创建摘要任务

项目计划中可能有大量任务，因此最好将一堆相关任务汇总到摘要任务中，以帮助您更好地组织计划。它可以帮助您分阶段组织您的计划。

在 MS Project 2013 中，您可以在任何更高级别的任务下拥有多个子任务。这些更高级别的任务称为摘要任务。在更高的层次上，它们被称为阶段。计划大纲结构的最高级别称为项目摘要任务，它包含整个项目进度表。

请记住，因为摘要任务不是一个单独的任务实体，而是包含多个子任务的项目的一个阶段，摘要任务的持续时间是从第一个子任务的开始到最后一个子任务的完成。这将由 MS Project 自动计算。

当然，您也可以手动输入摘要任务的工期，该工期可能与自动计算的工期不同。MS Project 将跟踪两者，但这可能会导致严重的混乱。

在大多数情况下，您应该确保没有为您将用作摘要任务的任何任务手动输入工期。

让我们以下面的截图为例。如果您想将任务 4 和任务 5 分组为摘要任务 1。您可以通过两种方式进行。

方法一

选择任务 4 和任务 5 的名称。

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project 创建一个 <新摘要任务>。

Rename it to Summary Task 1.

方法二

您可以单击任务 4 行。

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

您可以重命名任务。此处将其重命名为摘要任务 1。不要为此任务输入任何工期。

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

链接任务

一旦您准备好完成项目目标的任务列表，您需要将它们与称为依赖项的任务关系联系起来。例如，任务 2 可以在任务 1 完成后开始。这些依赖关系称为链接。项目管理知识体系指南（PMBOK 指南）没有定义术语依赖关系，而是将其称为逻辑关系，而逻辑关系又被定义为两个活动之间或活动与里程碑之间的依赖关系。

在 MS Project 中，第一个任务称为前置任务，因为它位于依赖它的任务之前。下面的任务被称为后继任务，因为它成功了，或者跟随它所依赖的任务。任何任务都可以是一个或多个后续任务的前置任务。同样，任何任务都可以是一个或多个前置任务的后继任务。

只有四种类型的任务依赖，这里我们用例子来展示它们。

• 完成开始（FS） – 在开始建造二楼之前完成一楼。最常被使用。

• Finish to Finish (FF) – 为晚餐烹饪所有菜肴以按时完成。

• Start To Start (SS) – 进行调查时，我们会寻求调查答复，但也会开始将答复制成表格。在开始制表之前不必完成收集调查答复。

• 从开始到结束(SF) – 考试准备将在考试开始时结束。最少使用。

在 MS Project 中，您可以识别任务链接 –

• 甘特图– 在甘特图和网络图视图中，任务关系显示为连接任务的链接。

• 表格– 在表格中，前置任务的任务 ID 号出现在后续任务的前置字段中。

方法一

选择要链接的两个任务。在以下屏幕截图中，我们选择了名称，任务 1 和任务 2。

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

任务 1 和任务 2 与“完成-开始”关系相关联。

注意– 任务 2 的开始日期为任务 1 的完成日期后的下一个工作日。

方法二

Double click a successor task you would like to link.

在这里，我单击了任务 4

任务信息对话框打开

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

出现一个下拉框，其中包含项目中定义的所有任务。

Choose the predecessor task. Click OK.

在这里，我选择了任务 3。

方法三

在此方法中，您将选择一组任务，并将它们以“完成-开始”关系链接起来。

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

所有任务都关联起来。要选择不相邻的任务，请按住 Ctrl 键并分别选择每个任务。

尊重链接

如果您处于手动计划模式，则前置任务工期的任何更改都不会反映在任务 4 的开始日期上。例如，任务 4 开始于 2015 年 9 月 3 日，即任务 3 完成日期的第二天。

现在，当我们将任务 3 的持续时间从 5 天更改为 7 天时，手动计划中的任务 4 的开始日期不会自动更新。

您可以通过执行以下操作来强制 MS Project 尊重链接（依赖关系） –

• 选择任务 4。
• 单击任务选项卡 → 计划组 → 尊重链接。

切换任务——手动到自动

默认情况下，MS Project 将新任务设置为手动安排。调度通过两种方式进行控制。

手动调度– 这样做是为了在不实际调度任务的情况下快速捕获一些细节。如果您还不知道某些任务的工期、开始和完成日期等详细信息，您可以省略这些详细信息。

自动调度– 这使用 MS Project 中的调度引擎。它会自动计算任务持续时间、开始日期和完成日期等值。它考虑了所有限制、链接和日历。

例如，在 Lucerne Publishing，新书发布计划已经由将执行工作的资源和其他项目利益相关者审查。虽然您预计随着您对本书发布的更多了解，计划会有所改变，但您现在对整体计划有足够的信心，可以从手动任务调度切换到自动任务调度。

将任务转换为自动计划

我们有三种不同的方法可以将任务转换为自动计划。

方法一

如果要更改特定任务的模式，请在以下示例中说任务 5。单击同一行中的任务模式单元格。然后，单击向下箭头打开一个下拉框，您可以选择 Auto Scheduled。

方法二

单击任务 → 任务组 → 自动计划。

方法三

完全切换到自动计划模式 –

单击“新建任务”状态栏（位于左下角），然后选择“自动调度”模式，切换计划的调度模式。

您还可以更改 Project 应用于所有新计划的默认计划模式。

转到文件选项卡，然后单击选项。然后单击计划选项卡，在此项目的计划选项下，从下拉框中选择“所有新项目”。在创建的新任务下，从下拉框中选择“自动计划”。