Excel 数据透视表 – 筛选数据

Excel 数据透视表 – 筛选数据

您可能需要对数据透视表数据的子集进行深入分析。这可能是因为您拥有大量数据并且需要将注意力集中在数据的较小部分，或者无论数据大小如何，都需要将注意力集中在某些特定数据上。您可以根据一个或多个字段的值的子集过滤数据透视表中的数据。有以下几种方法可以做到这一点 –

  • 使用切片器过滤。
  • 使用报告过滤器过滤。
  • 手动过滤数据。
  • 使用标签过滤器过滤。
  • 使用值过滤器进行过滤。
  • 使用日期过滤器进行过滤。
  • 使用 Top 10 Filter 进行过滤。
  • 使用时间轴过滤。

您将在下一章中学习使用切片器过滤数据。您将在本章中了解上述其他方法的过滤。

考虑以下数据透视表，其中您有汇总的销售数据区域、销售人员和月份。

切片机

报告过滤器

您可以为其中一个字段分配过滤器，以便您可以根据该字段的值动态更改数据透视表。

将区域从行拖到数据透视表区域中的过滤器。

报告过滤器

带有 Region 标签的过滤器出现在数据透视表上方（如果数据透视表上方没有空行，数据透视表将被向下推以为过滤器腾出空间。

空间过滤器

你会观察到

  • 销售员值显示在行中。

  • 月份值出现在列中。

  • 区域过滤器出现在顶部，默认选择为 ALL。

  • 汇总值是订单金额总和。

    • 销售人员的订单金额总和出现在总计列中。

    • 订单金额的总和出现在行总计中。

  • 单击“过滤区域”右侧框中的箭头。

将出现一个包含字段 Region 值的下拉列表。选中“选择多个项目”框。

选择多个项目

默认情况下，所有框都被选中。取消选中该框 ( All )。所有复选框都将取消选中。

然后选中框 – 南和西并单击确定。

取消复选框

将仅汇总与南部和西部地区有关的数据。

相关资料

在过滤区域旁边的单元格中显示 – (Multiple Items)，表示您选择了多个项目。但是，从显示的报告中不知道有多少项目和/或哪些项目。在这种情况下，使用切片器是更好的过滤选择。

手动过滤

您还可以通过手动选择字段的值来过滤数据透视表。您可以通过单击向下箭头行标签或列标签单元格中的箭头来执行此操作。

手动过滤

假设您只想分析 2 月份的数据。您需要按字段 Month 过滤值。如您所见，Month 是 Column Labels 的一部分。

单击向下箭头列标签单元格中的箭头。

如您所见，下拉列表中有一个搜索框，在该框下方，您有所选字段的值列表，即月份。选中所有值的框，表明该字段的所有值都已选中。

搜索框

  • 取消选中值列表顶部的（全选）框。

  • 选中要在数据透视表中显示的值的框，在本例中为二月，然后单击确定。

复选框

数据透视表仅显示与所选月份字段值 – 二月相关的那些值。您可以观察到过滤箭头变为图标过滤搜索以指示应用了过滤器。将光标放在过滤搜索图标上。

月份字段值

您可以观察到显示的内容表明手动过滤器应用于字段 – 月。

如果要更改过滤器选择值，请执行以下操作 –

  • 单击该过滤搜索图标。

  • 选中/取消选中值的框。

如果该字段的所有值在列表中都不可见，请拖动下拉列表右下角的手柄以将其放大。或者，如果您知道该值，请在“搜索”框中键入它。

假设您想对上面过滤的数据透视表应用另一个过滤器。例如，您想要显示 Walters, Chris 在二月份的数据。您需要通过为字段 Salesperson 添加另一个过滤器来优化过滤。正如您所看到的，Salesperson 是 Row Labels 的一部分。

  • 单击向下箭头行标签单元格中的箭头。

行标签单元格

显示该字段的值列表 – Region。这是因为 Region 在嵌套顺序中位于 Salesperson 的外部级别。您还有一个附加选项 – 选择字段。单击选择字段框。

  • 从下拉列表中单击销售人员。将显示字段值的列表 – 销售员。

  • 取消选中（全选）并选中 Walters, Chris。

  • 单击确定。

检查沃尔特斯

数据透视表仅显示与选定的月份字段值（二月）和销售人员字段值（Walters, Chris）相关的值。

行标签的过滤箭头也会变为图标过滤搜索以指示应用了过滤器。将光标放在过滤搜索行标签或列标签上的图标上。

列标签

将显示一个文本框，指示手动过滤器应用于字段 – 月份和销售人员。

因此，您可以根据任意数量的字段和任意数量的值手动过滤数据透视表。

按文本过滤

如果您有包含文本的字段，您可以按文本过滤数据透视表，前提是相应的字段标签是基于文本的。例如，考虑以下员工数据。

员工数据

数据包含员工的详细信息 – EmployeeID、Title、BirthDate、MaritalStatus、Gender 和 HireDate。此外，数据还具有员工的经理级别（级别 0 – 4）。

假设您必须对按职称报告给给定员工的员工数量进行一些分析。您可以创建如下所示的数据透视表。

雇用日期

您可能想知道有多少头衔中带有“经理”的员工向他们报告。由于标签标题是基于文本的，您可以在标题字段上应用标签过滤器，如下所示 –

  • 单击向下箭头行标签单元格中的箭头。

  • 从下拉列表中选择“选择字段”框中的“标题”。

  • 单击标签过滤器。

  • 单击第二个下拉列表中的包含。

经理

出现标签过滤器（标题）对话框。在包含旁边的框中键入管理器。单击确定。

标题

数据透视表将被过滤到包含“经理”的标题值。

  • 单击该过滤搜索图标。

您可以看到过滤按钮显示以下内容 –

  • 标签过滤器应用于字段 – 标题，和
  • 应用的标签过滤器是什么。

应用标签过滤器

按值过滤

您可能想知道向他们报告的员工超过 25 名的员工的职称。为此，您可以在标题字段上应用值过滤器，如下所示 –

  • 单击向下箭头行标签单元格中的箭头。

  • 选择标题从下拉列表中选择字段框。

  • 单击值过滤器。

  • 从第二个下拉列表中选择大于或等于。

选择更大

出现值过滤器（标题）对话框。在右侧框中键入 25。

数据透视表将被过滤以显示向他们报告的员工超过 25 名的员工职位。

员工职称

按日期过滤

您可能想要显示在 2015-15 财年雇用的所有员工的数据。您可以使用数据过滤器，如下所示 –

  • 在数据透视表中包括 HireDate 字段。现在，您不需要经理数据，因此从数据透视表中删除 ManagerLevel 字段。

经理级别

现在您在数据透视表中有一个日期字段，您可以使用日期过滤器。

  • 单击向下箭头行标签单元格中的箭头。

  • 在下拉列表中的选择字段框中选择 HireDate。

  • 单击日期过滤器。

  • 从第二个下拉列表中选择介于之间。

选择之间

出现日期过滤器 (HireDate) 对话框。在两个日期框中键入 4/1/2014 和 3/31/2015。单击确定。

数据过滤器

数据透视表将被过滤以仅显示 HireDate 介于 1 之间的数据st 2014 年 4 月和 31st 2015 年 3 月。

展示

您可以按如下方式将日期分组为季度 –

  • 右键单击任何日期。在分组对话框。

  • 在开始于框中键入 4/1/2014。选中该框。

  • 在结束于框中键入 3/31/2015。选中该框。

  • 单击By下框中的 Quarters 。

经过

日期将在数据透视表中按季度分组。您可以通过将字段 HireDate 从 ROWS 区域拖到 COLUMNS 区域来使表格看起来紧凑。

您将能够知道在本财年（每个季度）雇佣了多少员工。

财政年度

使用前 10 个过滤器过滤

您可以使用前 10 个过滤器来显示数据透视表中字段的前几个或后几个值。

  • 单击向下箭头行标签单元格中的箭头。

  • 单击值过滤器。

  • 单击第二个下拉列表中的前 10 名。

顶部过滤器

出现前 10 个过滤器（标题）对话框。

  • 在第一个框中，单击顶部（您也可以选择底部）。

  • 在第二个框中，输入一个数字，例如 7。

  • 在第三个框中，您可以使用三个选项进行过滤。

    • 单击项目以按项目数量过滤。

    • 单击百分比以按百分比过滤。

    • 单击总和以按总和过滤。

  • 当您有 EmployeeID 计数时，单击 Items。

  • 在第四个框中，单击 EmployeeID 字段计数。

  • 单击确定。

字段数

按 EmployeeID 计数的前七个值将显示在数据透视表中。

七种价值观

如您所见，本财年招聘人数最多的是生产技术员，其中主要是在第一季度。

使用时间轴过滤

如果您的数据透视表有一个日期字段，您可以使用时间轴过滤数据透视表。

根据您之前使用的员工数据创建数据透视表，并将数据添加到“创建数据透视表”对话框中的数据模型。

  • 将字段标题拖到 ROWS 区域。

  • 将字段 EmployeeID 拖到 ∑ VALUES 区域并选择 Count 进行计算。

员工ID

  • 单击数据透视表。

  • 单击插入选项卡。

  • 单击过滤器组中的时间轴。出现插入时间线对话框。

插入时间线

  • 选中 HireDate 框。
  • 单击确定。时间轴出现在工作表中。
  • 时间轴工具出现在功能区上。

时间线出现

正如您所观察到的，所有期间 – 以月为单位显示在时间轴上。

  • 单击旁边的箭头 – MONTHS。

  • 从下拉列表中选择 QUARTERS。时间线显示更改为所有期间 – 以季度为单位。

选择季度

  • 单击 2014 年第一季度。

  • 按住 Shift 键并拖动到 2014 Q4。时间线周期选择为 2014 年第一季度至第四季度。

  • 数据透视表被过滤到这个时间线周期。

第一季度

清除过滤器

您可能需要不时清除设置的过滤器，才能在数据的不同组合和投影之间切换。您可以通过以下几种方式做到这一点 –

清除数据透视表中的所有过滤器

您可以一次性清除数据透视表中设置的所有过滤器，如下所示 –

  • 单击功能区上的主页选项卡。
  • 单击编辑组中的排序和筛选。
  • 从下拉列表中选择清除。

清除过滤器

清除标签、日期或值过滤器

要清除标签、日期或值过滤器，请执行以下操作 –

  • 单击行标签或列标签中的图标。

  • 过滤搜索在下拉列表中的“选择字段”框中，单击要从中清除过滤器的<字段名称>。

  • 单击出现在下拉列表中的从 <Filed Name> 清除过滤器。

  • 单击确定。特定过滤器将被清除。

选择字段框

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