含义和定义

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我们在本教程中读到的沟通是商业组织的必要条件。然而，难以理解和纠缠不清的沟通无法达到预期的结果并影响组织中的工作环境。

在外行人的词典中，沟通被理解为我们都参与的日常谈话和讨论。尽管沟通的更广泛含义涵盖了所有人类互动，但用管理术语来说，沟通不仅仅是以无意义的方式交谈、喋喋不休或喋喋不休。沟通并不像看起来那么简单。它是一个系统的过程，有一个目标，一个通信旨在实现。它可以定义为通过适当的渠道将任何思维过程转化为简单而有意义的话语的过程。

沟通需要有效和高效，以便组织更好、更顺畅地运作。

有效沟通被定义为两个或更多人之间的沟通，其中预期的信息是 –

• 正确编码

• 通过适当的渠道交付

• 已收到

• 接收者正确解码和理解

换句话说，当通信中的所有各方（发送者和接收者）都为消息分配相似的含义并仔细聆听所有人所说的内容并让发送者感到被倾听和理解时，就认为沟通是有效的。

在商业组织中，当员工之间共享的信息或数据有效地促进组织的商业成功时，沟通就被认为是有效的。

用 RW Griffin 的话来说，“有效的沟通是以这样一种方式发送消息的过程，即接收到的消息在含义上尽可能接近预期的消息”。

美国管理协会（AMA）根据以下十点定义了有效沟通 –

• 关于主题和通信接收者的清晰想法。

• 目的的确定。

• 了解交流环境。

• 规划与咨询他人的沟通。

• 考虑消息的内容。

• 让接收者意识到沟通的价值。

• 必须有接收者的反馈。

• 正确定义通信消息是短期重要还是长期重要。

• 所有的行动都必须与沟通相适应。

• 很好听。

有效沟通被定义为有效且高效地向他人传达信息的能力。具有良好的口头、非口头和书面沟通技巧的业务经理有助于促进公司内部人员之间的信息共享，以实现商业利益。

有效沟通的意义

在本节中，我们将了解有效沟通的重要性 –

构建和促进可持续和富有成效的关系

有效的沟通应该是企业的重点，因为如果没有它，就很难正确构建和培养富有成效的关系。

给创新空间

有效的沟通通过允许员工和管理层提出可能进一步有助于组织整体发展的创新想法来促进商业组织的创新。

帮助建立一个有效的团队

一个充满有效或开放沟通的工作环境有助于建立一个有凝聚力和有效的团队。有效的沟通总是能提高员工的士气。它激发了员工为实现组织的共同目标而努力的热情。如果提醒员工取得的成就并感到他们正在朝着共同的目标努力，定期的内部沟通也可以改善职业道德。

有效管理

当管理层和员工之间进行轻松而开放的沟通时，组织的进步步伐就会稳步上升。因此，有效的沟通会产生有效的管理。经理开始了解员工的态度和不满，而后者了解经理对他们的态度以及组织的政策。

有助于组织的整体增长

有效的沟通建立了理想的人际关系、部门间和管理层-员工关系，而这些关系反过来又是实现组织愿景的必要前提。换句话说，有效的沟通有助于业务的整体增长。

在专业层面，必须知道如何与同龄人充分相处，即使在压力大的情况下也能做出正确的决定。这就是为什么有效的沟通技巧越来越受到重视的原因之一。

组织内有效的沟通使员工能够加深与他人的联系，提高团队合作、决策和解决问题的能力。

有效沟通的特征

有效沟通的特征或原则对于确保富有成效的沟通至关重要。主要特点如下 –

消息的完整性

沟通必须完整，以免使收件人感到困惑。更好的沟通有助于后者做出更好的决策。它发展和提高组织的声誉。

信息的清晰性和完整性

要传达或发送的信息必须清晰完整，以便更好地理解。清晰的思想和观点增强了信息的意义。信息的精髓和实质应以诚实和准确为基础。

信息的简洁性

预期的信息必须没有冗长，并且应该写得一目了然。发送给接收者的简短易懂的信息总是有吸引力且易于理解。正如一开始就理解的那样，它可以节省时间和成本。

对物理环境和接受者的考虑

为了使交流更有效，必须考虑整体物理环境，即交流媒体和工作环境。信息的内容必须考虑到接收者的态度、知识和立场。

消息的清晰度

信息应该有清晰的思想和想法，以便清楚地理解。清晰的信息使用准确、恰当和具体的词语和符号。

礼貌待维护

发件人的信息应经过精心起草或准备，以礼貌、深思熟虑和热情洋溢。它必须表现出发送者对接收者的尊重，并积极并专注于接收者。

消息的正确性

消息的起草应该以这样一种方式完成，即最终消息没有任何语法错误和句子重复。信息应该准确、正确且适时。

有效的商务沟通

成功的商业很大程度上依赖于有效的商业沟通。有效的沟通技巧对于在同事、客户、老板和媒体之间建立积极有效的互动至关重要。

它对任何组织中业务生活各个阶段的所有人员都至关重要。

尽管在组织中工作的每个人都吹嘘自己已经掌握了有效的商务沟通技巧，但仍然有必要提高这些技能。

有效商务沟通的方法

我们现在将简要介绍有效的商务沟通的不同方法 –

• 基于 Web 的通信– 随时随地进行更好和改进的通信。

• 视频会议– 这允许不同地点的人们举行互动会议。

• 报告– 这对于记录任何部门的活动很重要。

• 演示文稿– 这是所有类型组织中一种流行的交流方式，通常涉及视听材料，如报告副本，或在 Microsoft PowerPoint 或 Adob​​e Flash 中准备的材料。

• 电话会议– 这允许远距离讲话。

• 论坛板– 这使人们可以立即在集中位置发布信息。

• 面对面会议– 此类会议的性质是个人的，应通过书面跟进。

有效的商务沟通可以进一步分为 –

• 有效的口头商务沟通

• 有效的书面商务沟通

有效的口头商务沟通

有效的商务沟通主要涉及听力和口语。说话者和听者都有责任使信息清晰易懂。此外，肢体语言、语气、单词和短语的选择、信息澄清和沟通方式也发挥作用并影响人际交往和互动的有效性。

有效的口头商务沟通技巧

在本节中，我们将讨论有效的口头商务沟通的不同技巧。这些技术描述如下 –

• 演讲者应该知道如何表达他们的信息，以便使听众能够很好地理解它并以与信息本身一致的方式传达它。

• 演讲或口语应措辞恰当且简明扼要。

• 演讲应该是上下文，就像严肃的问题最好以严肃的语气发表。

• 了解听众及其反应有助于构思演讲主题。

• 对于有效的商务沟通，安静的位置非常重要。如果一方被声音等外部和内部干扰因素分散注意力，沟通就无法产生预期的结果。

• 所有相关方的参与对于有效沟通至关重要。参与意味着全神贯注并致力于讨论或分析。

• 有效或积极的倾听对于交流的参与者来说是必不可少的。它由说话者和听者在有效沟通中实践。

• 为了成为一个更好的倾听者，需要消除谈话过程中的所有干扰。

• 积极倾听包括眼神交流、点头、手势和简短评论以表示理解。根据这些手势和评论，可以评估听者的理解和反应。如果听者看起来很困惑，说话者需要重新评估信息的措辞或传递。

• 听众可以提出问题，验证所说的内容并在必要时提供输入。

• 在与某人交谈或互动时，不要只听他们说什么——而是要专心并做心理记录。

• 在讨论或重要对话中提出问题会增加交流的分量。它还可以帮助参与者学习他们需要知道的一切。这表明他们正在倾听并确认理解并给予尊重。

• 问题是有效沟通的有力工具。它使有关人员能够获得所需的反馈。

• 在沟通过程中，通常有两种类型的问题要问。

• 当交流者想要快速收集基本信息或想要在没有冗长或冗长的解释的情况下获得答案时，封闭式问题通常以“是”或“否”来回答，这是必不可少的。

• 开放式问题提供了更广泛和更全面的答案。

反馈是沟通的关键部分，也是沟通过程中所有相关人员的迫切需要。它标志着通信过程的结束。一侧的传播者应该以这样一种方式传达他/她的信息，以便他/她的目标可以对所提供的信息提供反馈或批评。

在特定对话期间，应进行讨论或会议，适当且相关的沟通类型和媒介应该到位。视觉效果应该以令人愉悦和可口的方式呈现信息。

加强积极和支持的文化将在员工之间形成清晰的理解。传达公司文化的一种非常有效的方式是借助文化平台。

如果双方都抱起双臂，咬紧牙关，拒绝看对方的眼睛，就很难进行公开的交流。手势、语气、眼神交流等非语言交流比口语更有意义。如果非语言信息淹没了谈话，最好等到事情解决。点点头并保持开放的姿势，以表明您正在吸收对方所说的内容。

有效的书面商务沟通

有效的书面商务沟通是商业组织中沟通系统的一个组成部分。并非所有的交流都可以是口头的。必须有多种媒介，组织可以通过这些媒介以书面形式进行交流。

电子邮件、小册子、报告、信件、广告、演讲、文章、PowerPoint 演示文稿是商业书面交流的实例。

尽管现在绝大多数书面交流都是在线产生的，但写得好的需求并没有减少。组织以电子邮件、社交媒体帖子、指南、小册子、手册、报告和提案的形式产生越来越多的书面交流。

书面商务沟通的优点

以下是书面商务沟通的优点 –

• 可以编辑和修改书面业务通信。

• 它们提供消息的永久记录并可用作先例。

• 使收件人能够查看邮件并提供适当的反馈

• 它们被认为对于包括事实和数据的复杂商务沟通更有效

• 他们提高了组织间的效率，提升了组织的形象

• 它们可以作为硬拷贝的先例予以保留。

书面商务沟通的缺点

以下是书面商务沟通的缺点 –

• 与面对面交流不同，延迟获得反馈；在需要快速响应的业务情况下，它会导致沮丧和不确定性。

• 撰写消息时很耗时

有效的书面沟通技巧

沟通类型

在本节中，我们将讨论不同类型的通信。不同的类型如下 –

• 语言和非语言交流

• 正式和非正式沟通

• 向下和向上的沟通

沟通是任何企业成功的关键。根据环境和业务需求，通信类型会有所不同。

通信通常基于消息的性质和特征以及发送消息的上下文。沟通渠道的选择和沟通方式会影响沟通。

口头交流

口头交流是指以口头方式传递信息的交流形式；交流是通过口耳相传或书面形式进行的。

语言交流的组成部分

以下是口头交流的不同组成部分 –

• 可理解的语言

• 选词

• 屈折变化（口语中的重音模式）

• 语气

• 身体语言，暗示

• 眼睛行为（眼科）

• 视觉效果（图片、地图、图表、图形、颜色、标志等）

• 听觉元素（声音、曲调、口哨等）

非口头交流

非语言交流是指通过各种无言或不言而喻的媒介进行的交流。

正式和非正式沟通

组织中存在两种沟通渠道——正式和非正式。

正式通信是正式或“官方”的通信。这些是参与组织运营的公认通信系统的一部分。

非正式交流源于组织内一起工作的人们之间的社交互动。这些都是基于那里盛行的习俗、习俗和文化。

下表显示了正式和非正式沟通之间的区别。

Bases	正式沟通	非正式交流
Definitions	在正式沟通中，信息的交换是通过组织结构的预定义和正式渠道沿着权力线进行的。	在非正式交流中，信息通过非正式渠道传播，即以小道消息的形式（非正式的人与人交流；八卦）。它是围绕组织成员的社会关系建立的。不遵循权威线。
Also Known as	官方通讯	葡萄藤通讯
Dependability	得到更多认可	相对较少且往往不准确
Speed	花时间；因此，慢	快点
Authenticity	由于此类通信主要以书面命令和文件形式进行，因此存在证据和真实性。	缺乏书面证据使其失真，因此不准确和不可靠。
Advantages	它更有可能在企业中被需要，因为它更有证据和可靠性。 它有助于固定责任和维护组织中的权威关系。 没有制造和传播谣言的空间。	它是表达某些无法通过官方渠道传播的信息的有效媒介。它是隐含的、自发的、多维的和多样化的。 它满足了人们了解组织中正在发生的事情的愿望，并提供了表达恐惧、担忧和抱怨的机会。 它非常灵活，可以自由地向各个方向流动。
Disadvantages	通常耗时、繁琐，有时会导致大量失真。 它价格昂贵且灵活性较差。 它只能向上和向下流动。 必须遵守。	不是官方认可的沟通渠道。 它没有授权的作用。 制造和传播谣言的范围更大。消息经常被扭曲。 可能会在组织中造成纪律处分。 它没有证据真实性。

什么是葡萄藤？

Grapevine 是指组织中的一种非正式沟通方式。它是一种通过非正式转换或八卦来传播信息的人与人之间的方法。发现它比正式的更有效。

非正式沟通的类型

在本节中，我们将讨论不同类型的非正式沟通。

单链

在单链中，信息由一个人传递给另一个人，另一个人又将其传递给另一个人，这个过程继续进行。

集群链

在集群链中，信息由一个人传递给他/她的可靠朋友，后者将其传递给他们可靠的朋友，继续交流。

概率链

在概率链中，一个人将信息传递给随机选择的人，然后继续进行通信。

八卦链

在八卦链中，一个人将信息传递给一群人，该群体的成员将其传递给更多的人，信息就会传播开来。

向下和向上的沟通

在任何组织中，沟通都在不同的方向进行——向下、向上或横向。在本节中，我们将讨论向下和向上的通信方向以及它们之间存在的基本差异。

向下沟通

• 当沟通从组织层次结构中较高级别的人员流向或开始于较低级别的人员时。

• 向下的沟通可以是口头的，也可以是书面的。

• 口头向下传播的媒体是，例如，指示、演讲、会议、电话谈话、扩音器和小道消息。

• 书面向下传播媒介是例如备忘录、信件、电子邮件、手册、小册子、政策声明、程序、通知和电子新闻展示。

• 上级或高层组织主动发起此类沟通。

• 向下的沟通从上级权力向下流向下属，直到层次结构中的最底层。对向下通信的响应沿着相同的路径向上移动。

• 下行通信称为指令型通信系统。

• 它适用于存在于一个组织中的专制环境。

向上沟通

• 向上的沟通从下级流向上级，并在组织层次结构中继续向上。

• 它被称为下属发起的沟通，因为向上沟通的过程从组织底层的人员开始。

• 与向下的沟通不同，向上的沟通本质上是非指导性的。

• 它在组织中建立了一种参与式工作文化，因为在此沟通过程中，员工可以自由地向上传达他们的不满和保留意见。

• 它使高层管理人员能够从较低级别的员工那里获得反馈，从而提高组织的进步和繁荣。

• 它产生了管理层和员工之间的相互信任，预示着组织中强大的人际关系的发展，从而导致组织的整体发展。

• 通过这种沟通过程，员工可以在制定新政策或改变过时政策方面发挥重要作用。

• 除了指挥链之外，典型的向上沟通方式是建议、上诉和申诉程序、投诉系统、咨询会议、小道消息、小组会议等。

• 向上沟通也称为协商管理。

概括

• 沟通是商业组织的必要条件。

• 用 RW Griffin 的话来说，“有效的沟通是以这样一种方式发送消息的过程，即接收到的消息在含义上尽可能接近预期的消息”。

• 成功的商业很大程度上依赖于有效的商业沟通。

• 有效的商务沟通可以进一步分为 –

  • 有效的口头商务沟通

  • 有效的书面商务沟通

• 有效的书面商务沟通是商业组织中沟通系统的一个组成部分。

• 不同的类型如下 –

• 语言和非语言交流

• 正式和非正式沟通

• 向下和向上的沟通

• Grapevine 是指组织中的一种非正式沟通方式。