Excel 仪表板 – 构建仪表板

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在前面的章节中，您已经了解了在设置仪表板时非常方便的各种 Excel 功能。在本章中，您将学习如何构建仪表板，即安装仪表板所需的步骤。您还将了解有关仪表板的注意事项。

由于任何仪表板都基于受众最感兴趣的特定意图，因此仪表板组件和仪表板布局因情况而异。

初步准备

构建仪表板的第一步是初始准备。花一些时间了解以下内容 –

• 为什么需要仪表板？− 此仪表板是针对特定任务（例如显示项目状态）还是需要实现更广泛的目标（例如衡量业务绩效）？了解为什么要构建仪表板将指导您进行设计。

• 仪表板将用于什么目的？− 您的仪表板应仅突出显示增加价值的数据。您应该了解所需的数据。外面的任何东西都是不必要的。

• 数据来源是什么？– 您应该了解数据的来源。它可以只是一个 Excel 工作表，也可以通过数据连接从各种动态数据源连接到您的 Excel 工作簿。

• 仪表板的受众是谁？− 这是针对经理、高管、利益相关者、外部供应商还是一般受众？了解他们的要求和偏好，例如他们需要多少时间查看仪表板、他们期望的详细程度以及他们希望如何消化信息。例如，在选择图表类型时，了解受众有助于您决定是必须显示值之间的关系还是必须进行特定比较。

• 仪表板需要是静态的还是动态的？− 仪表板是否可以定期更新，例如每周或每月更新，还是需要更新以持续简化后端发生的数据更改？此选择将改变您构建仪表板的方式。

• 仪表板需要只是一个显示器还是交互式的？– 仪表板是否可以具有只读访问权限，或者您是否必须提供交互式控件/功能以使某些人能够根据需要浏览数据？此选择还将改变您构建仪表板的方式。

获得这些问题的答案后，请确定您需要和不需要的 Excel 功能。这是因为您的目标和专业知识是生成适合目的的有效仪表板。

接下来，确定仪表板的组件。这些可以是文本、表格、图表、交互式控件等。使用这些组件决定仪表板布局。

在 PowerPoint 幻灯片上模拟您的 Excel 仪表板。为每个组件绘制框以了解布局并添加要包含的组件的快速草图。您也可以在一张纸上完成此操作。在开始处理实际仪表板之前，获得管理层和/或主要受众的批准。这将节省返工时间。但是，当仪表板投入使用并收到反馈时，您很有可能需要对仪表板进行一些更改。但是，经过批准的仪表板模型对于您的工作来说是一个非常好的开始。

组织 Excel 仪表板的数据源

在 Excel 中构建仪表板之前，您需要组织数据源。在 Excel 中，这可以通过多种方式实现 –

• 如果数据只是一个 Excel 表格，请从数据将在其中更新的工作簿建立指向您的工作簿的链接。

• 如果数据来自多个 Excel 表，或者来自不同的数据源，那么在工作簿中构建数据模型是一个不错的选择。

您可以定期将数据导入到工作簿中，也可以根据仪表板是静态的还是动态的，建立数据连接以便在数据更新时刷新数据。

设置 Excel 仪表板工作簿

一旦您组织了数据，您就需要构建您的工作簿。在工作簿中插入两到三个工作表 – 一个用于仪表板的工作表和一两个用于数据的工作表（数据或数据透视表/数据透视图或 Power View 报告，您可以隐藏它们）。这将帮助您组织和维护 Excel 工作簿。

为 Excel 仪表板准备数据

根据您的选择，即您对初始准备步骤中问题的答案，为 Excel 仪表板准备数据。数据可以是以下任何一项 –

• 数据分析结果
• 数据探索的结果
• 对输入数据进行计算得到的数据
• 来自数据透视表或 PowerPivot 表的数据汇总

选择仪表板组件

您已经了解了可以在仪表板中使用的各种 Excel 功能。根据您对当前仪表盘的要求，为仪表盘组件选择以下任一 Excel 功能。

• 表
• 迷你图
• 条件格式。
• 图表
• 切片机
• 交互式控件
• 数据透视表
• 数据透视图
• PowerPivot 表
• PowerPivot 图表
• Power View 报告
• 关键绩效指标

选择仪表板组件将帮助您与已批准的仪表板模型布局保持一致。

确定静态和动态组件以及要为切片器分组的组件（如果有）。

确定仪表板的突出显示部分

确定需要立即关注的仪表板部分，例如完成百分比或当前状态。您可以为这些使用更大的字体和醒目的字体和字体颜色。

决定要在仪表板中加入多少颜色。该决定可以基于仪表板的受众。如果仪表板用于高管和/或经理，请选择影响显示结果可视化的颜色。您可以添加仪表板背景颜色以使仪表板组件流行。您可以对相似的图表或相关结果使用相同的颜色代码。您也可以使用条件格式。

仔细选择仪表板的突出显示部分使其有效。

构建仪表板

这是创建 Excel 仪表板的关键和最后一步。此步骤涉及组装仪表板组件，您可以使用 Excel 相机高效地完成这些组件。您将在下一节中学习如何使用 Excel 相机。

组装仪表板组件后，进行最后的接触 –

• 为仪表板命名。
• 加入时间戳。
• 如果需要，包括版权信息。

在接下来的几章中，您将学习如何使用这些步骤基于一些示例创建仪表板。除了一些共性之外，仪表板没有通用的规则或布局。这一切都取决于您的要求。您的目标是制作一个有效的仪表板。

使用 Excel 相机

Excel 相机可帮助您从工作表中捕获快照并将其放置在不同的工作表中。例如，您可以在工作表上捕获具有条件格式的表格并将其放置在仪表板上。每当数据更新时，仪表板都会刷新以显示更改的数据。

您可以将 Excel 相机作为快速访问栏的一部分，如下所示 –

• 右键单击快速访问工具栏上的小箭头。
• 单击自定义快速访问工具栏列表中的更多命令。

出现 Excel 选项对话框。

• 单击快速访问工具栏。
• 在“选择命令自”下选择“所有命令”。
• 单击命令列表中的相机。

• 单击添加 » 按钮。相机出现在右侧列表中。

• 单击确定按钮。相机图标出现在工作簿的快速访问工具栏上。

您可以按如下方式使用 Excel 相机 –

• 选择要捕获的单元格范围。

• 单击快速访问工具栏上的相机。

单元格范围以虚线边框显示。

• 单击要放置捕获区域的工作表。它可以是您的仪表板工作表。

• 单击要放置它的位置。

捕获的区域出现在该点。

每当您对原始数据进行更改时，这些更改都会反映在仪表板中。

Excel 仪表板上的日期和时间戳

您可以在仪表板上加入日期或日期和时间戳，以显示数据上次更新的时间。您可以使用 Excel 函数 TODAY () 和 NOW () 执行此操作。

要合并日期戳，请在要在数据工作表上放置日期戳的单元格中输入 =TODAY ()。

每当更新工作簿时，这将显示当前日期。

• 确保您输入 TODAY () 函数的单元格已格式化为您要显示的日期格式。

• 用相机捕捉显示并将其放置在仪表板上。

仪表板上的日期将反映上次更新工作簿的日期。

您可以使用 NOW () 函数以类似方式在仪表板上合并日期和时间戳。

• 在要在数据工作表上放置日期和时间戳的单元格中输入 = NOW ()。

• 确保日期和时间的格式正确。
• 用相机捕捉显示并将其放置在仪表板上。

日期和时间戳将合并到仪表板上，并反映上次更新工作簿的日期和时间。

测试、采样和增强仪表板

您需要测试仪表板以确保它准确显示数据。

• 在各种可能的场景中对其进行测试。
• 测试精确更新（静态或动态，视情况而定）。
• 测试交互式控件（如果有）。
• 测试外观和感觉。

您可能需要进行一些试运行以确保您的仪表板如您所愿。

下一步是让样本受众评估仪表板，尤其是那些批准你的样机仪表板的人。由于他们将使用仪表板，他们无疑会对仪表板的使用和有效性有所了解。此反馈可帮助您确保仪表板有效。不要犹豫，寻求反馈。

获得反馈后，通过必要的更改（如果有）对其进行增强。您的 Excel 仪表板已准备好使用。

共享仪表板

您需要向目标受众提供 Excel 仪表板。您可以通过多种方式做到这一点。

• 邮寄Excel仪表盘工作簿（你必须隐藏仪表盘工作表以外的工作表。你也可以保护工作簿。）。

• 将 Excel 仪表板工作簿保存在共享网络驱动器上。

• 在线共享仪表板。

如果 Excel 仪表板是静态的，您可以邮寄它，但如果它是动态的或具有交互式控件，则它应该连接到后端数据，因此需要在线共享。

您可以使用以下任何选项在线共享 Excel 仪表板 –

• 微软 OneDrive。

  • 使用您的 Windows Live 帐户，您将可以访问 OneDrive，您可以在其中发布和共享文档。

• 新的 Microsoft Office Online。

• 微软 SharePoint。

您还可以将 Excel 工作簿文件另存为 Acrobat Reader 文件 (.pdf) 并将其发布到 Web。但是，这个选项再次仅适用于静态仪表板。

有效 Excel 仪表板的提示

要使 Excel 仪表板有效，您需要做某些事情并避免某些事情。有效的 Excel 仪表板的一些提示如下 –

• 把事情简单化。

  • 一个简单、易于理解的仪表板比爵士仪表板更有效。请记住，需要强调的是数据。

  • 根据 Glenna Shaw 的说法，您需要在使您的仪表板足够吸引人以吸引观众的兴趣之间取得平衡，但又不能过于程式化以至于掩盖了所显示的信息。

  • 更好地避免 3D 效果、渐变、额外的形状和不必要的小工具。

  • 如果您可以使用条件格式或迷你图实现强调显示，则更喜欢使用表格而不是图表。

• 使用 Excel 条件格式。

  • 使用 Excel 条件格式，它提供了多个选项以根据表中的值自动更新。

• 选择合适的图表类型。

  • 请记住，使用图表类型没有一般规则。有时，柱形图、条形图、圆环图等传统图表类型比即将出现的复杂图表更能传达信息。

  • 您可以使用 Excel Recommend Charts 命令来初步评估合适的图表类型。

  • 由于您可以使用单个 Excel 命令更改图表类型 – 更改图表类型，您可以尝试可视化显示并选择适当的图表。

• 使用交互式控件。

  • 使用交互式控件，例如滚动条、选项（单选）按钮和复选框，可帮助用户轻松有效地可视化数据的不同方面。

• 对大数据使用 Excel 数据模型。

  • 如果您有来自各种数据源的大型数据集，最好使用 Excel 数据模型，它可以通过内存优化处理数千行数据，并可以将数据表与关系分组。

• 选择合适的颜色。

  • 选择颜色时要小心。合理地使用颜色以提供足够的影响，但不能超越其目的。此外，如果观众可能包括色盲，请避免使用红色和绿色。在这种情况下，虽然交通灯符号对于显示的数据听起来很有效，但它们不适合仪表板。改用灰度。

• 使用切片器。

  • 切片器比下拉列表更有效，因为它们具有视觉冲击力。

  • 您可以对图表、数据透视表、数据透视图进行分组以使用通用切片器。

• 将 Excel 仪表板组件组合在一起。

  • 您可以通过插入一个形状（例如矩形）并将可以分组的仪表板组件放置在该形状的顶部，从而为仪表板添加视觉趣味。例如，如果您使用的是通用切片器，则可以将共享切片器的所有仪表板组件分组。

• 使用 Excel 数据层次结构。

  • 如果您的数据具有固有的数据层次结构，请在数据模型中定义它们并使用它们以交互方式向上和向下钻取数据。

• 避免拥挤的仪表板布局。

  • 请记住，显示超出必要范围的更多信息会使观众不知所措，并且无法将注意力集中在实际目的上。

  • 如果可以取消，请不要在仪表板中包含任何数据或图表。

  • 这是测试仪表板时的一个重要检查点。如果必要和充分，评估每个仪表板组件。

  • 仪表板组件和布局应支持仪表板的单一用途。