快速移动文件

部门负责人发送的文件必须在同一天交付给相应的部门经理。在某些组织中，有一个程序规定 – 如果文件不能在同一天送达相关经理，则必须在第二天早上 10 点之前送达他。

文件上的优先标记

文件的优先级可以通过标记“今天采取行动”和“立即行动”来衡量。标签“今日行动”应仅在紧急情况下使用。在这种情况下处理和接收的时间总是在最后一个注释的空白处提到。标签“立即”应用于优先级低于标记在“今天行动”下的其他案例，但需要在同一天完成的案例。

处理文件的经理需要检查内容并计算优先级标记，看看它是否合理。如果优先级分配不公平，那么他可以相应地更改评级。任何此类文件均不得发送至管理人的住所，除非获得比管理人更高权限的授权人物特别明确地提及。

该部门的职责是 –

• 查看所有公开的事实是否正确。

• 指出任何错误或错误陈述的事实。

• 必要时提请注意法定或习惯程序。

• 指出法律和规则以及它们的来源。

• 提供本公司可获得的其他相关事实和数据。

• 提出包含先前政策决定的先例或文件。

• 陈述一个或多个供考虑的问题。

• 明确指出需要决定的要点。

• 尽可能提出行动方案。

部门负责人的行动

部门经理将检查该笔记，因为他们有权将他们的观察处理给他们的部门和下级部门。这种情况通常与以下这些操作有关 –

• 临时性的办公命令、例行命令和通告的发布。

• 其他任何情况，部门负责人有权独立处理。

• 给予临时休假和补假。

• 发出提醒和确认。

• 文件的记录。

在下一章中，我们将讨论授予部门首长的权力以及如何对其进行认证。