办公室备案程序 – 介绍
办公室备案程序 – 介绍
办公室备案程序是一套明确的、泛组织遵循的文件和重要文件备案的做法。一般来说，这些是对所有员工的指示，说明在某些情况下（可能或不太可能）应采取的行动。办公室备案程序可以包括员工工作描述、工作场所礼仪以及某些保密协议。
编写办公室程序并妥善归档的责任通常由办公室经理或公司所有者承担。以下章节是为那些开始在依赖文档的部门工作的专业人士设计的，例如会计、一般或办公室管理和人力资源部门。他们可以学习如何以何种方式归档哪个文件。
根据程序的广泛可达性或适用性，一些程序备案可以为整个办公室进行，而另一些则可以为个人或同一办公室内的联合工作部门进行。
正式备案的定义
大多数情况下，错误设计的文档会在组织的工作部门之间传播大量的错误沟通和差异。有时，会出现未提及明确程序的情况。通常，可能没有一套关于如何处理走进办公室并向经理发泄愤怒的愤怒客户的说明。但是，这些场景应该在稍后记录并对其进行归档。
例如，在与特定客户打交道后，公司老板或经理可能会提交一份协议，包括通知直接主管、提供申诉表、礼貌而坚定地要求客户保持冷静，以便问题得到解决.
许多官方文件遵循某种方法来归档文件，被认为是信息归档的通用标准。在这种情况下，会使用一些具有非常特定含义的特殊词。其中一些词及其定义如下 –
信函附录
术语“通信附录”是指文件中提到或提及的书面通信的冗长附件。这部分通常作为对应部分添加到文档的末尾，以免妨碍文档的流畅阅读。
注释的附录
术语“注释附录”是指文件中就所讨论问题的不同方面提供的所有信息细节的冗长总结。这些细节可能会使主要观点变得微不足道，或者使主要信息不必要地冗长。
部门经理
部门经理（即具有同等职级的助理经理）负责监督部门，并以该身份行使权力和控制有关信息发送和业务流程维护的权力。工作由他负责的部门来找他。
案件
案例是指包含当前正在考虑或参考的所有重要文件的文件。它还提到了所有不同的论文和书籍，这些论文和书籍可以作为原始文档的附件，用作补充研究、阅读或参考。
复出案例
复出案例用于定义需要进一步重新检查和起草的文件或报告，因为原始文件被发现不完整或有缺陷。这也是对当前问题的总结。
一致
通信是从组织发送的和从不同方接收的所有通信的全面和详细的集合。通信可用于包括所有三种通信方式，即官方通信、半官方通信和非官方通信。
当前文件
当前文件是当前正在进行细节输入或修改的文件。它与卷土重来的案例不同，它是一份新起草的文件，而不是正在修订和重新编写的文件。
交易手
处理手可以指任何官员，例如初级文员、高级文员、行政助理等，他们可以被赋予初步审查和记录案件的责任。
半官方通信
半官方通信是发生在两位经理之间或组织与公众之间的通信，它不遵循通常的通信协议，旨在征求公众对产品或服务的意见。
部门经理
部门经理是可以在经理不在的情况下行使与经理同等级别的权力的人，并负责在他的领导下部门的顺利运作。
入库
Docketing 是在文件的笔记区域输入序列号的动作。这样做是为了以后可以从标记或识别号轻松识别文件。
草案
草稿是指当前正在准备的文件的粗略副本。“起草”一词在公司中使用时，通常是指将管理人员的所有笔记或命令的官方通讯组成。这些草稿通常用于反馈和审查。
文件
档案是指关于特定主题的论文集，从特定的序号或档案号中识别出来，并有许多通信注释，以及通信附录。
备案
归档是以可读和有组织的方式排列一些重要文件的行为，以便它们可以快速参考并在很短的时间内定位，而无需进行大量搜索。
新鲜收据
新收据是指添加到当前正在审核的文档中以增加其价值和综合商数的新信息。
问题
“问题”一词表示草案获得批准后所经历的各个行动阶段。其中一些阶段可能是将其归档为“机密”或由经理签名授权。
信使簿
Messenger Book 是指用于记录通信的不同细节并用他们收到的回复标记重要信息的书。
笔记
笔记用于记录对案例的评论，一旦将其存入正文以便快速反馈。笔记包括一组以前的原始文件，对其中重要部分提出的问题，以及对所需更改和最终通过的命令的分析。
官方通讯
官方通信是根据公司程序按照规定的结构和通信方式与任何公共机构或个人共享的信息。
正在考虑的论文
审议中的文件 (PUC) 是当前正在讨论的案例的收据，以便可以对其进行适当的更改和修改。
收据
收据是公司或该公司的任何经理收到的所有不同级别的通信记录，如官方、半官方或非官方的。
记录
记录文件是在对文件执行所有操作并完成修改后关闭文件的过程。记录是包含原始文档中所做的所有引用、删除和修订。
参考
参考是将其他相关记录联系起来，以获得不同国家和组织的判例、裁决或任何其他与案件有任何联系的文件的过程。
部门间通信
部门间通信是将文件或案例从组织的一个部门转发到另一个部门以征求他们的意见、建议和评论的一种方式。
