办公室备案程序 – 快速指南

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办公室备案程序 – 介绍

办公室备案程序是一套明确的、泛组织遵循的文件和重要文件备案的做法。一般来说，这些是对所有员工的指示，说明在某些情况下（可能或不太可能）应采取的行动。办公室备案程序可以包括员工工作描述、工作场所礼仪以及某些保密协议。

编写办公室程序并妥善归档的责任通常由办公室经理或公司所有者承担。以下章节是为那些开始在依赖文档的部门工作的专业人士设计的，例如会计、一般或办公室管理和人力资源部门。他们可以学习如何以何种方式归档哪个文件。

根据程序的广泛可达性或适用性，一些程序备案可以为整个办公室进行，而另一些则可以为个人或同一办公室内的联合工作部门进行。

正式备案的定义

大多数情况下，错误设计的文档会在组织的工作部门之间传播大量的错误沟通和差异。有时，会出现未提及明确程序的情况。通常，可能没有一套关于如何处理走进办公室并向经理发泄愤怒的愤怒客户的说明。但是，这些场景应该在稍后记录并对其进行归档。

例如，在与特定客户打交道后，公司老板或经理可能会提交一份协议，包括通知直接主管、提供申诉表、礼貌而坚定地要求客户保持冷静，以便问题得到解决.

许多官方文件遵循某种方法来归档文件，被认为是信息归档的通用标准。在这种情况下，会使用一些具有非常特定含义的特殊词。其中一些词及其定义如下 –

信函附录

术语“通信附录”是指文件中提到或提及的书面通信的冗长附件。这部分通常作为对应部分添加到文档的末尾，以免妨碍文档的流畅阅读。

注释的附录

术语“注释附录”是指文件中就所讨论问题的不同方面提供的所有信息细节的冗长总结。这些细节可能会使主要观点变得微不足道，或者使主要信息不必要地冗长。

部门经理

部门经理（即具有同等职级的助理经理）负责监督部门，并以该身份行使权力和控制有关信息发送和业务流程维护的权力。工作由他负责的部门来找他。

案件

案例是指包含当前正在考虑或参考的所有重要文件的文件。它还提到了所有不同的论文和书籍，这些论文和书籍可以作为原始文档的附件，用作补充研究、阅读或参考。

复出案例

复出案例用于定义需要进一步重新检查和起草的文件或报告，因为原始文件被发现不完整或有缺陷。这也是对当前问题的总结。

一致

通信是从组织发送的和从不同方接收的所有通信的全面和详细的集合。通信可用于包括所有三种通信方式，即官方通信、半官方通信和非官方通信。

当前文件

当前文件是当前正在进行细节输入或修改的文件。它与卷土重来的案例不同，它是一份新起草的文件，而不是正在修订和重新编写的文件。

交易手

处理手可以指任何官员，例如初级文员、高级文员、行政助理等，他们可以被赋予初步审查和记录案件的责任。

半官方通信

半官方通信是发生在两位经理之间或组织与公众之间的通信，它不遵循通常的通信协议，旨在征求公众对产品或服务的意见。

部门经理

部门经理是可以在经理不在的情况下行使与经理同等级别的权力的人，并负责在他的领导下部门的顺利运作。

入库

Docketing 是在文件的笔记区域输入序列号的动作。这样做是为了以后可以从标记或识别号轻松识别文件。

草案

草稿是指当前正在准备的文件的粗略副本。“起草”一词在公司中使用时，通常是指将管理人员的所有笔记或命令的官方通讯组成。这些草稿通常用于反馈和审查。

文件

档案是指关于特定主题的论文集，从特定的序号或档案号中识别出来，并有许多通信注释，以及通信附录。

备案

归档是以可读和有组织的方式排列一些重要文件的行为，以便它们可以快速参考并在很短的时间内定位，而无需进行大量搜索。

新鲜收据

新收据是指添加到当前正在审核的文档中以增加其价值和综合商数的新信息。

问题

“问题”一词表示草案获得批准后所经历的各个行动阶段。其中一些阶段可能是将其归档为“机密”或由经理签名授权。

信使簿

Messenger Book 是指用于记录通信的不同细节并用他们收到的回复标记重要信息的书。

笔记

笔记用于记录对案例的评论，一旦将其存入正文以便快速反馈。笔记包括一组以前的原始文件，对其中重要部分提出的问题，以及对所需更改和最终通过的命令的分析。

官方通讯

官方通信是根据公司程序按照规定的结构和通信方式与任何公共机构或个人共享的信息。

正在考虑的论文

审议中的文件 (PUC) 是当前正在讨论的案例的收据，以便可以对其进行适当的更改和修改。

收据

收据是公司或该公司的任何经理收到的所有不同级别的通信记录，如官方、半官方或非官方的。

记录

记录文件是在对文件执行所有操作并完成修改后关闭文件的过程。记录是包含原始文档中所做的所有引用、删除和修订。

参考

参考是将其他相关记录联系起来，以获得不同国家和组织的判例、裁决或任何其他与案件有任何联系的文件的过程。

部门间通信

部门间通信是将文件或案例从组织的一个部门转发到另一个部门以征求他们的意见、建议和评论的一种方式。

文件的组成部分和功能

一个文件可以分为两部分，分别是 –注释和信函。这两个都放在一个文件中；但是，它们在位置上有所不同。笔记一般放在左边，书信放在右边。

注释包含记录在纸上的那些记录正在考虑和新收据。同样，信件包含所有传入和传出的官方通信细节。

零件文件

零件文件的必要性出现在以下两种情况。

• 如果在主文件暂时不可用的情况下需要处理新的收据或票据。

  （要么）

• 万一主文件变得庞大，需要单独的笔记表，只外包必要的文件来处理点。

必须尽快将零件文件与主文件合并并删除重复的文件。如果有多个零件文件，应分别编号。处理这些文件的人应该维护一个描述他打开的所有文件的列表。

收藏封面

它包含不被视为主文件一部分的所有其他信息。其中一些情况是 –

• 次要信息注释

• 提醒事项

• 致谢

• 跟上随意交换的信件，以从各种来源收集更多信息

主文件由收藏封面中收集的必要材料组成。藏品封面上的大多数物品都具有暂时的重要性。

在记录时，部门经理有责任删除所有失去价值的文件。更重要的是，馆藏必须保留在它所属的部门内。

文件的功能

对于每个部门/科室/单位，必须有一个File Register。它一般以附录一的形式维护，供一般商店部门用于印刷、库存、发行等。每个部门的需求可能不一样，因此，每个部门的文件中的张数也不同部。它们作为永久记录保存。

档案的登记簿上填有打开时分配给它的编号和主题。登记册将列出全年打开的所有文件的详细信息。如果页面是按年份分配的，那么下一年的条目将在其中进行，否则将打开一个单独的新文件寄存器。

文件中的条目仅使用蓝色墨水。确保所有条目都已正确生成，并尽可能避免删除或覆盖。为避免滥用，该文件由相应部门或部门的初级文员保存。

新文件的打开和编号

对于每个新主题，都会创建一个单独的文件。有时文件变得过于笼统或庞大。在这种情况下，涉及不同方面的论文被注入其中，因此文件现在变得更短，但这阻碍了工作的顺利进行。

在上一章中，我们已经讨论了新文件是针对一般应用的每个部门单独注册的，但它们的分类是基于它们的主题类型。如果主题是主要主题，则将其称为标准标题，进一步分类将导致副标题。

在文件注册过程中，将准备一个按字母顺序排列的内容列表。这将指示标准标题、副标题和分配给它们的页面。这使得在需要时可以轻松追踪这些文件。

每年年初，清单都会更新，并进行适当的检查。主要科目总是试图保持相同的标准——年复一年。如果认为有必要，那么在部门负责人的许可下，可以将任何新标题添加到该列表中。

打开一个新文件需要经过一系列的过程。最初的工作从选择标准标题开始，它将在该标题下打开。然后开局手会为新主题添加一个合适的标题并编码一个数字。该编号只不过是在文件寄存器中找到的序列号。

文件名

文件的标题提供了文件主题的一瞥，并试图用几个词组合来制作。第一个词表示打开文件时使用的主题名称。其余的词描述了标题的描述性部分。

例如，如果主要主题名称是“组织（招聘和服务条件）规则”，则其在其下打开的文件的名称可以命名为“组织（招聘和服务条件）规则-授权施加”惩罚’。

注册文件

适当标题的目的是为读者提供关于主题的正确想法并使其易于在其他主题中追溯。它的批准由部门负责人在开业前完成。科目的数量与文件寄存器中显示的完全相同。

给文件的编号是开头年份、用于识别部门/科室/单位的首字母、“标准标题”编号和文件序号的组合。

如果我们打开的文件是一个策略文件，那么它应该在“标准标题”之后带有一个字母“(P)”。单独的文件包含由于政策决定而采取的日常行动或处理的事项。

这些文件的处理和归档独立于该文件所引用的年份。对于每个文件，笔记和信件的数量限制为150。如果数量超过，将打开一个具有相同数量但具有不同卷号的新文件。之前的文件目前将重命名为Vol-I，并且应该在为之前和之后的参考提供的空间中引用相同的内容。

如果文件是会期文件，它将在该届会议届满后关闭，委员会也是如此，在委员会任期结束后关闭文件。在上述所有此类情况下，无论文件的页数是否为 150 页或更少，都会终止文件。

使用文件管理程序

有时，经理可能会通过与文件的任何事项相关的命令。此时，有关个人有责任在截止日期之前执行命令，否则该信息的重要性将降低。

但如因某些无法控制的情况发生延误，当事人发现自己无法在规定期限前完成任务的，应向有关负责人提出延期请求，并全额和充分的理由。

页数

有必要将每一页的笔记和信件从右上角的编号从下到上拼命编号。由于我们想将 PUC 与外壳区分开来，因此每个空白页也应进行编号。

通常，外壳由多种材料组成，这些材料也有相应的编号。在记录文件期间，之前用铅笔标记的页码现在将被涂上墨水。

序列号

“信函”的每个通信都标有位于其第一页中央的红色墨水序列号。在通讯列表中排名第一的任何人都将被称为“序列号 1”，其余的将相应地跟随。在确保完成任何文件或引用任何文件时，此序列号起着重要作用。

信息入库流程

Docketing 是在“信函”中关于每个序列号（收据或发出）的文件的“注释”部分中进行条目以进行识别的过程。以类似的方式，收据将使用红色墨水在整个页面上以书面形式记录在案，其中包含通信序列号，然后是其编号和日期以及发件人的名称/姓名。

通过输入序列号、发行日期以及收件人姓名和名称来对“问题”进行记录。

零件文件的入库

在立案过程中，不得将任何临时铅笔条目保留在主文件中，所有修改条目都应使用红色墨水。零件文件中的记录应按以下方式在 Pencil中完成–

• 序列号 ……………………………….（收据）
• 序列号 ……………………………….（问题）

单据的引用和使用

引用是选择和使用关联的记录、判例、规则、条例等的方法，这些记录、先例、规则、条例等可能与案例具有相似性或相关性。通过使用适当的文件、文件编号和引用正确的页码，可以使此类参考资料成为可能。滑纸用作快速识别页面的临时安排。不应该完全依赖它们来保存记录，因此，讨论中提到的页码应该记录在案。

书信交叉引用

用于参考的书籍或规则等无需添加到原始文件中，如果有相同信件的副本。引用来源的经理应始终使用最新的引用，在引用来源时还需要提及适用性的限制。

对于任何 PUC，经理无需浏览整个信件，而应该用铅笔在空白处标记所有先前的参考文献。

文件链接

如果有两个或两个以上的文件被链接并需要同时对其采取行动，则应在顶部文件的封面上附上印有“请参阅链接文件”的纸条，链接文件的编号应为在单据上给出。

通常，文件应该通过逻辑和结构化的选择和排列来排列成一个方便的文件。链接文件应该是必要的，而不是为了给其他人留下大量相关信息的印象，这就是为什么部门负责人在链接文件时必须小心并在不可避免的情况下进行。

将论文钉在一起

当文件中的文件被钉在一起时，必须小心不要让大头针的尖端突出并刺伤任何想要访问文件的人的手指。为防止被大头针伤害，大头针的尖端必须保持在纸张表面下方。

打孔纸

每张纸都应在左上角打孔到正确的规格（距两侧 3/4 英寸），然后再标记到信件或笔记上。

标记文件中的论文

如果正在考虑收据，则应附上带有“正在考虑的文件”（PUC）字样的标志。如果收据已经发出，但还有其他一些变化，则应将 PUC 单从旧收据中取出并贴在新收据上。

快速移动文件

部门负责人发送的文件必须在同一天交付给相应的部门经理。在某些组织中，有一个程序规定 – 如果文件不能在同一天送达相关经理，则必须在第二天早上 10 点之前送达他。

文件上的优先标记

文件的优先级可以通过标记“今天采取行动”和“立即行动”来衡量。标签“今日行动”应仅在紧急情况下使用。在这种情况下处理和接收的时间总是在最后一个注释的空白处提到。标签“立即”应用于优先级低于标记在“今天行动”下的其他案例，但需要在同一天完成的案例。

处理文件的经理需要检查内容并计算优先级标记，看看它是否合理。如果优先级分配不公平，那么他可以相应地更改评级。任何此类文件均不得发送至管理人的住所，除非获得比管理人更高权限的授权人物特别明确地提及。

该部门的职责是 –

• 查看所有公开的事实是否正确。

• 指出任何错误或错误陈述的事实。

• 必要时提请注意法定或习惯程序。

• 指出法律和规则以及它们的来源。

• 提供本公司可获得的其他相关事实和数据。

• 提出包含先前政策决定的先例或文件。

• 陈述一个或多个供考虑的问题。

• 明确指出需要决定的要点。

• 尽可能提出行动方案。

部门负责人的行动

部门经理将检查该笔记，因为他们有权将他们的观察处理给他们的部门和下级部门。这种情况通常与以下这些操作有关 –

• 临时性的办公命令、例行命令和通告的发布。

• 其他任何情况，部门负责人有权独立处理。

• 给予临时休假和补假。

• 发出提醒和确认。

• 文件的记录。

在下一章中，我们将讨论授予部门首长的权力以及如何对其进行认证。

订单认证

授予部门首长的权力使他们能够在自己的职责范围内处理尽可能多的案件。通常，这些案件与足够重要的性质命令或政策事项有关。案件数量过多的情况下，他可以将其发送给同一部门的助理经理。

即使在他应该提出建议或传递重要命令的情况下，他也必须将他的笔记限制在要交付的实际要点上，而不是重复以前笔记中已经记录的要点。一旦完成所有的建议和建议，他将在原始文件上签名，并签署对提案的同意。

如果经理批准了一个注释，并将其发送给其他经理或部门进行评论或审查，则应由经理本人审查并提出建议。审核经理可以要求发送部门提供其需要的全部事实资料。这需要遵循单独的通信例程，以便部门经理可以在文件上记录此注释。

部门经理发出的说明和命令

通常，部门经理应自行负责处理大部分提交给他的案件。他应该在更重要的情况下，无论是口头还是提交文件，在接受联合秘书/附加秘书/秘书/秘书长的命令时使用自己的酌处权。

应尽量采用口服方法。通常应提交给秘书长的工作项目已纳入题为“提交给秘书长的工作项目”的小册子中。

如果说明已由经理撰写并批准并发送给另一位经理或部门以评论或审查提案或出于类似目的，则标记该文件的经理应始终亲自写下该说明。接收经理可以要求其部门审查此事或提供事实信息。

在这种情况下，部门应提交单独的例行记录供部门经理参考，部门经理最终将其记录记录在文件中。部门不应在经理级别处理的文件上写笔记。

管理层注意的范围

每个部门都有一个注意范围，超出范围他们将无权做出决定。在此基础上，各部门在记录案件时应遵守以下指示 –

• 所有的笔记都应该让每个人都清楚地理解，并用简单的语言起草；它们应该简明扼要。

• 所有的笔记都应该以客观的观点写出来，背后应该有正当的理由，而不是仅仅有个人意见。其他部门的所有观察、批评和反馈都需要以运动的态度和礼貌的行为来对待。

• 负责办案的经理要把所有的“审议中的文件”和以前的笔记都看完，这样才能根据需要产生必要的复制和逐字报告。

• 甲PRECIS单个纸（摘要或摘要）当原始纸或者是大的长度和复杂性，这使得它几乎unwieldable和舒适的参考的通常由。由于这样的记录会导致断章取义的错误，没有经理的指示就不会编写这样的记录。

• 如果注释中包含的任何信息可能会掩盖问题的主要观点或使注释不必要地冗长，则应在文件中放置单独的声明或附录以提供信息。

• 当在一个单一的情况下有几个点或命令比一个连续的注释更容易分开处理时，每个点都应该在部门注释中单独注明。部门经理和/或更高的经理将他们的订单分别记录在每个“部门笔记”上，然后这些笔记将合并形成文件上的笔记，以便发布订单等。

• 批注顺序一般与函件编号顺序一致，如出现批注连续性中断的情况，应尽早将稿件与主卷合并。

• 除非是例行公事，否则不应在收据上写任何注释。如果任何经理对 PUC 有任何评论，必须首先在笔记中做出这些评论，部门可以将其用作说明。

• 必须提供足够的空间供上级管理人员签名和观察。提交给部门经理或上级经理的备注应放在页面底部。应始终在注释中添加新的空白页，以防有太多内容需要更正。

• 每当收到部门经理或其他人以小纸条形式发出的通知或要求时，将不会按原样传递。这样做是因为它们有可能在运输途中丢失。第一个接收部门会将收到的纸条粘贴或夹在一张傻瓜纸大小的白纸上，然后将其放入文件封面中交给经理或相关部门处理。

有关部门会提出要求，然后发出通知。之后，他们将发送消息并等待接收。需要尽可能减少在侧边写长笔记的做法。

80/20 法则

没有正确归档和处理的程序清单的办公室是一片混乱。借鉴80/20规则，该规则指出我们 80% 的成功仅来自于我们的 20% 的行动。简而言之，重要的是要更多地关注 20%，这要求采取行动去骨以获得 80% 的成功。

这就是为什么对 20% 进行计划、优先排序和开始工作非常重要。作为有史以来最重要的企业决策之一，BIM Manufacturing已停止所有重要的口头交流，即使不得不记录纸上说的每一个字的高昂成本，他们还是这样做了，以便他们未来的官员可以从丰富的讨论中受益。今天，所有其他公司都在追随他们的脚步。

大多数情况下，错误设计的文档会在组织的工作部门之间传播大量的错误沟通和差异。希望本教程专为那些已经开始在与文档相关的广泛部门（例如管理、会计、人力资源等）工作的年轻专业人士学习如何归档包含敏感细节的重要文档。