文件的组成部分和功能

一个文件可以分为两部分，分别是 –注释和信函。这两个都放在一个文件中；但是，它们在位置上有所不同。笔记一般放在左边，书信放在右边。

注释包含记录在纸上的那些记录正在考虑和新收据。同样，信件包含所有传入和传出的官方通信细节。

零件文件

零件文件的必要性出现在以下两种情况。

• 如果在主文件暂时不可用的情况下需要处理新的收据或票据。

  （要么）

• 万一主文件变得庞大，需要单独的笔记表，只外包必要的文件来处理点。

必须尽快将零件文件与主文件合并并删除重复的文件。如果有多个零件文件，应分别编号。处理这些文件的人应该维护一个描述他打开的所有文件的列表。

收藏封面

它包含不被视为主文件一部分的所有其他信息。其中一些情况是 –

• 次要信息注释

• 提醒事项

• 致谢

• 跟上随意交换的信件，以从各种来源收集更多信息

主文件由收藏封面中收集的必要材料组成。藏品封面上的大多数物品都具有暂时的重要性。

在记录时，部门经理有责任删除所有失去价值的文件。更重要的是，馆藏必须保留在它所属的部门内。

文件的功能

对于每个部门/科室/单位，必须有一个File Register。它一般以附录一的形式维护，供一般商店部门用于印刷、库存、发行等。每个部门的需求可能不一样，因此，每个部门的文件中的张数也不同部。它们作为永久记录保存。

档案的登记簿上填有打开时分配给它的编号和主题。登记册将列出全年打开的所有文件的详细信息。如果页面是按年份分配的，那么下一年的条目将在其中进行，否则将打开一个单独的新文件寄存器。

文件中的条目仅使用蓝色墨水。确保所有条目都已正确生成，并尽可能避免删除或覆盖。为避免滥用，该文件由相应部门或部门的初级文员保存。

新文件的打开和编号

对于每个新主题，都会创建一个单独的文件。有时文件变得过于笼统或庞大。在这种情况下，涉及不同方面的论文被注入其中，因此文件现在变得更短，但这阻碍了工作的顺利进行。

在上一章中，我们已经讨论了新文件是针对一般应用的每个部门单独注册的，但它们的分类是基于它们的主题类型。如果主题是主要主题，则将其称为标准标题，进一步分类将导致副标题。

在文件注册过程中，将准备一个按字母顺序排列的内容列表。这将指示标准标题、副标题和分配给它们的页面。这使得在需要时可以轻松追踪这些文件。

每年年初，清单都会更新，并进行适当的检查。主要科目总是试图保持相同的标准——年复一年。如果认为有必要，那么在部门负责人的许可下，可以将任何新标题添加到该列表中。

打开一个新文件需要经过一系列的过程。最初的工作从选择标准标题开始，它将在该标题下打开。然后开局手会为新主题添加一个合适的标题并编码一个数字。该编号只不过是在文件寄存器中找到的序列号。

文件名

文件的标题提供了文件主题的一瞥，并试图用几个词组合来制作。第一个词表示打开文件时使用的主题名称。其余的词描述了标题的描述性部分。

例如，如果主要主题名称是“组织（招聘和服务条件）规则”，则其在其下打开的文件的名称可以命名为“组织（招聘和服务条件）规则-授权施加”惩罚’。

注册文件

适当标题的目的是为读者提供关于主题的正确想法并使其易于在其他主题中追溯。它的批准由部门负责人在开业前完成。科目的数量与文件寄存器中显示的完全相同。

给文件的编号是开头年份、用于识别部门/科室/单位的首字母、“标准标题”编号和文件序号的组合。

如果我们打开的文件是一个策略文件，那么它应该在“标准标题”之后带有一个字母“(P)”。单独的文件包含由于政策决定而采取的日常行动或处理的事项。

这些文件的处理和归档独立于该文件所引用的年份。对于每个文件，笔记和信件的数量限制为150。如果数量超过，将打开一个具有相同数量但具有不同卷号的新文件。之前的文件目前将重命名为Vol-I，并且应该在为之前和之后的参考提供的空间中引用相同的内容。

如果文件是会期文件，它将在该届会议届满后关闭，委员会也是如此，在委员会任期结束后关闭文件。在上述所有此类情况下，无论文件的页数是否为 150 页或更少，都会终止文件。