管理层注意的范围

每个部门都有一个注意范围，超出范围他们将无权做出决定。在此基础上，各部门在记录案件时应遵守以下指示 –

• 所有的笔记都应该让每个人都清楚地理解，并用简单的语言起草；它们应该简明扼要。

• 所有的笔记都应该以客观的观点写出来，背后应该有正当的理由，而不是仅仅有个人意见。其他部门的所有观察、批评和反馈都需要以运动的态度和礼貌的行为来对待。

• 负责办案的经理要把所有的“审议中的文件”和以前的笔记都看完，这样才能根据需要产生必要的复制和逐字报告。

• 甲PRECIS单个纸（摘要或摘要）当原始纸或者是大的长度和复杂性，这使得它几乎unwieldable和舒适的参考的通常由。由于这样的记录会导致断章取义的错误，没有经理的指示就不会编写这样的记录。

• 如果注释中包含的任何信息可能会掩盖问题的主要观点或使注释不必要地冗长，则应在文件中放置单独的声明或附录以提供信息。

• 当在一个单一的情况下有几个点或命令比一个连续的注释更容易分开处理时，每个点都应该在部门注释中单独注明。部门经理和/或更高的经理将他们的订单分别记录在每个“部门笔记”上，然后这些笔记将合并形成文件上的笔记，以便发布订单等。

• 批注顺序一般与函件编号顺序一致，如出现批注连续性中断的情况，应尽早将稿件与主卷合并。

• 除非是例行公事，否则不应在收据上写任何注释。如果任何经理对 PUC 有任何评论，必须首先在笔记中做出这些评论，部门可以将其用作说明。

• 必须提供足够的空间供上级管理人员签名和观察。提交给部门经理或上级经理的备注应放在页面底部。应始终在注释中添加新的空白页，以防有太多内容需要更正。

• 每当收到部门经理或其他人以小纸条形式发出的通知或要求时，将不会按原样传递。这样做是因为它们有可能在运输途中丢失。第一个接收部门会将收到的纸条粘贴或夹在一张傻瓜纸大小的白纸上，然后将其放入文件封面中交给经理或相关部门处理。

有关部门会提出要求，然后发出通知。之后，他们将发送消息并等待接收。需要尽可能减少在侧边写长笔记的做法。

80/20 法则

没有正确归档和处理的程序清单的办公室是一片混乱。借鉴80/20规则，该规则指出我们 80% 的成功仅来自于我们的 20% 的行动。简而言之，重要的是要更多地关注 20%，这要求采取行动去骨以获得 80% 的成功。

这就是为什么对 20% 进行计划、优先排序和开始工作非常重要。作为有史以来最重要的企业决策之一，BIM Manufacturing已停止所有重要的口头交流，即使不得不记录纸上说的每一个字的高昂成本，他们还是这样做了，以便他们未来的官员可以从丰富的讨论中受益。今天，所有其他公司都在追随他们的脚步。

大多数情况下，错误设计的文档会在组织的工作部门之间传播大量的错误沟通和差异。希望本教程专为那些已经开始在与文档相关的广泛部门（例如管理、会计、人力资源等）工作的年轻专业人士学习如何归档包含敏感细节的重要文档。