信息入库流程

Docketing 是在“信函”中关于每个序列号（收据或发出）的文件的“注释”部分中进行条目以进行识别的过程。以类似的方式，收据将使用红色墨水在整个页面上以书面形式记录在案，其中包含通信序列号，然后是其编号和日期以及发件人的名称/姓名。

通过输入序列号、发行日期以及收件人姓名和名称来对“问题”进行记录。

在立案过程中，不得将任何临时铅笔条目保留在主文件中，所有修改条目都应使用红色墨水。零件文件中的记录应按以下方式在 Pencil中完成–

引用是选择和使用关联的记录、判例、规则、条例等的方法，这些记录、先例、规则、条例等可能与案例具有相似性或相关性。通过使用适当的文件、文件编号和引用正确的页码，可以使此类参考资料成为可能。滑纸用作快速识别页面的临时安排。不应该完全依赖它们来保存记录，因此，讨论中提到的页码应该记录在案。

书信交叉引用

用于参考的书籍或规则等无需添加到原始文件中，如果有相同信件的副本。引用来源的经理应始终使用最新的引用，在引用来源时还需要提及适用性的限制。

对于任何 PUC，经理无需浏览整个信件，而应该用铅笔在空白处标记所有先前的参考文献。

如果有两个或两个以上的文件被链接并需要同时对其采取行动，则应在顶部文件的封面上附上印有“请参阅链接文件”的纸条，链接文件的编号应为在单据上给出。

文件链接

通常，文件应该通过逻辑和结构化的选择和排列来排列成一个方便的文件。链接文件应该是必要的，而不是为了给其他人留下大量相关信息的印象，这就是为什么部门负责人在链接文件时必须小心并在不可避免的情况下进行。

当文件中的文件被钉在一起时，必须小心不要让大头针的尖端突出并刺伤任何想要访问文件的人的手指。为防止被大头针伤害，大头针的尖端必须保持在纸张表面下方。

每张纸都应在左上角打孔到正确的规格（距两侧 3/4 英寸），然后再标记到信件或笔记上。

如果正在考虑收据，则应附上带有“正在考虑的文件”（PUC）字样的标志。如果收据已经发出，但还有其他一些变化，则应将 PUC 单从旧收据中取出并贴在新收据上。