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行政助理教练 – 快速指南

行政助理教练 – 介绍

说实话，行政助理的工作并不带来惯常的金钱和魅力，这对于那些想通过与富人和成功人士的交往来谋求职业的人来说是一个巨大的动力。然而，这正是这种类型的工作简介在外人看来的样子。

行政助理的工作远不止这些——它是为一个人和他的组织提供宝贵的支持，这使得行政助理的工作独一无二。任何人要想在这一职业中取得成功，都需要长期练习与此相关的独特技能。这份工作并不总是像看起来那样容易和有趣，但这种经历可能是有益的。

行政助理应与多名员工协调并监督所有重要的行政职能，作为他们对老板的日常支持的一部分。他们的工作是确保他们的经理充分利用他们的时间，同时高效地执行工作和职责。

行政助理

这些行政助理通过支持他们的经理并简化他们的工作来帮助为企业创造价值。他们就像老板的组织者。他们记住约会，与团队协调并同步事件，以便以系统的方式处理任务。

行政助理的工作伴随着很多挑战和大量的职业机会。这是一项有益健康的工作，因为它没有“挑剔”之分。这份工作有好有坏，虽然有些人会觉得它迷人且具有挑战性，但其他人可能会误解它是一份枯燥乏味的工作。

有很多行政助理非常热爱自己的工作，以至于他们想一直担任行政助理直到退休。他们将行政助理的工作视为一种奖励，因为他们认为自己在人事管理技能方面表现出色。

根据您处理工作的方式，再加上您以前的行政工作经验，您会发现这份工作有很多积极因素，可以使某人的职业发展速度比任何其他平台都快。这是唯一能让你有机会与企业主合作的工作，这对于想要在职业生涯中获得高增长的人来说还不错，不是吗？

核心竞争力

作为行政助理最重要的是对工作的坚定承诺。换句话说，需要有强烈的成功欲望。作为候选人，该人必须愿意不断提高自己的表现并增加新的能力。

随着新技术和商业实践的出现，职位的需求总是在不断变化，因此行政助理应该具有适应性、灵活性和好奇心。行政助理提供的大部分支持几乎是隐形的，因为他/她在没有任何监督的情况下工作，因此助理不需要提交绩效报告。

他们表现的唯一标准是他们让老板的生活更轻松的方式，他们的一些核心职责如下 –

让他们了解所有细节
确保他们出席所有重要活动
预测他们的需求
优先考虑他们的工作和其他参与
管理日常工作流程。

除了上述职责外，每个行政助理必须擅长的核心能力总共有九项，如下所示 –

适应性技能

可以灵活地进行相应的更改和调整。
无论工作性质如何，都对工作持积极态度。
可以以组合的方式管理和优先考虑许多相互冲突的优先事项

组织能力

知道如何最好地利用时间。
知道如何根据手头的任务分配时间。
知道如何利用办公空间和组织文书工作。

任务管理技能

预测需求并解决它们。
确保在规定时间内完成关键项目。
平衡许多优先级并设计合适的工作流程。
能够预见问题并采取先发制人的行动。

沟通技巧

倾听并积极努力提高这些技能。
用专业语言写出完整的句子，没有错误。
自信地说话并发送清晰易懂的信息。
知道如何运用口头和书面技巧来传达积极的信息。

客户服务技巧

及时、专业地回答问题。
了解客户业务的最新发展。
以正式和专业的方式与客户和同事互动。

商业概念技能

了解基本的商业原则。
了解组织行为并加以证明。
了解整个行业和业务运作。

团队成员技能

喜欢被视为称职的团队成员。
重视小组目标并相应地参与。
愿意成为与经理一起工作的其他人的后备支持。

计算机/技术技能

显示熟练使用标准办公设备。
显示熟练使用计算机、外围设备和配件。
通过快速适应新技术来展示高级熟练程度。

判断力

表现出健全的决策和公正的判断能力。
必要时将问题提交给适当的当局。
独立于持续的监督或指导而有效地工作。

这九项核心能力，不是几天就能培养出来的，所以现在很清楚，一个行政助理该做的事情，已经是面面俱到了。行政助理的角色绝非易事；有时没有片刻的休息。在这些情况下，此人必须保持积极的态度并坚定不移地专注于工作。这项工作远大于其各部分的总和。

行政助理教练 – 类型

行政助理一共有三种类型，但这三种类型的区别并不取决于工作职责，而是取决于助理本身的职业抱负。随着他们的职业发展和变化，他们会在这三个分类之间转换。

读者可能会花一些时间在这里尝试猜测他属于哪个类别。他可以从他们解释以下三个类别的名称的方式中随意猜测 –

登山者
救生员
伙伴

登山者

登山者是行政助理，他们将这份工作视为他们在商界取得更大成功的“垫脚石”。他们利用自己的职位来增加人际网络和攀登公司阶梯，这样他们就可以通过这种方式进一步发展自己的职业生涯。

这种想法是一种久经考验的方法，可以在工作的同时从中学习。助理们了解工作的复杂性，为自己出名，并与公司和行业的最高领导人进行互动。他们还获得了千载难逢的机会，将他们的想法展示在可以发挥作用的人面前。

风格

登山者

登山者非常注重事业，因此他们天生就是热情的人。他们喜欢自己的想法被听到，所以他们是肯定的发言者。他们将工作视为巩固形象、建立声誉和获得关注的平台。他们对工作或雇主都不太忠诚。

登山者对自己的事业有更多的专注和奉献，所以他们更关注自己的目标。他们不认为担任行政助理的工作是长期的，而是将其视为职业发展的阶梯。

动机

由于他们受到未来职业目标的激励，他们可以轻松超越职责要求，以提高职业发展的机会。登山者需要向他们的老板明确传达他们的抱负，以便他/她可以为他们提供机会，或者至少了解他们何时换工作。

然而，事实是，一些经理不喜欢招聘助理、培训他、培养他、提供他的业务和专业网络的详细信息，结果却让他失去了另一个职位，甚至在同一家公司内。因此，保持期望的清晰和透明总是很重要的。

救生员

一些行政助理非常热爱他们的工作，以至于他们想一直担任行政助理直到退休。他们并不担心转向不同的职业道路。他们将行政助理的工作视为一种奖励，因为他们认为自己在人事管理技能方面表现出色。

生活者不想改变他们的职业或公司。这背后的原因可能不仅仅是对客户和公司的忠诚；看到他对自己的职位感到满意，他们可能会失去对不同职业的兴趣。

风格

救生员

生活者从长期职业选择的角度看待自己的职位，因为他们喜欢自己的工作，可以留到未来，这就是为什么他们总是期待表现出色。然而，由于他们正在寻找渐进的职业曲线而不是陡峭的职业发展，他们没有动力去超越预期。

生活者喜欢可预测的环境并避免意外。他们并不是特别忠于他们的经理，而是忠于自己的工作。如果与他们共事多年的经理辞职，他们可以继续与接替者一起工作。

动机

生活人员受到工作带来的稳定性的激励。他们对攀登公司阶梯不感兴趣，因为他们喜欢现在的生活空间，并愿意坚持到职业生涯结束。他们喜欢一致性，因为他们习惯于具有一定程度确定性的系统工作负载。

他们通常避免突然承担新的责任，但这并不意味着他们不愿意承担新的责任。如果新职责是他们正在执行的任务的自然但渐进的结果，那么他们就会承担这些责任。

伙伴

将自己视为经理或老板的合作伙伴的行政助理对他们的工作有着积极的心理态度，最终处于发展和进步他们的技能和职业的最佳位置。对他们来说，这份工作就像协作，他们负责协调，而他们报告的高管负责整个流程。

这种类型的行政助理可以在合适的工作环境中高效工作，即在一个相互尊重和认可助理投入的团队合作和努力的工作场所。这些助理将他们的经理的成功视为协作努力的结果。

风格

合作伙伴与他们协助的高管之间的沟通方式流畅。他们跨越层级，经常集思广益并提出意见。当经理将他们视为平等而非下属时，合作伙伴会感谢他们获得公平的竞争环境并真正发挥其最佳作用。

当一起工作时，执行官和助理会提供很多共同点，并作为一个团队追求目标。这使他们对彼此非常忠诚，当他们更换公司时，这些助理通常会陪伴他们的经理，或者经理要求他们与他们一起搬家。

动机

合作伙伴受到鼓励和激励，因为他们正在为正在完成的工作做出重要贡献。他们感到与业务目标相关联，并在他们的角色中感受到个人责任。他们希望通过提供特殊支持做出重要贡献。

他们与经理之间的牢固关系也激励着他们。他们的老板欣赏他们的努力和对正确完成工作的贡献这一事实激励他们做得更好。这类助理的薪水很高，因为他们不仅是下属，而且是老板的第二大脑。

在进入下一章之前，请花点时间考虑一下您是哪种类型的行政助理，以及您想成为哪种类型的行政助理。这里没有对与错。任何类型的助手都很好。但是，类型应该与您的气质、工作态度和您的人生目标相匹配。

行政助理教练 – 职业道路

大多数行政助理从行政助理开始他们的职业生涯，从那里他们被提升到公司内的更高职位。然而，这并不意味着行政助理必须具备一些特殊技能。

事实上，许多拥有合适技能的员工成为行政助理，因为这种经验可以证明对公司的许多职位都有用。

担任行政助理不仅是获得商业经验最丰富的方式之一，也是最有效的方式之一。作为行政助理，您可以获得有关业务运作方式以及可用于促进职业发展的网络的宝贵知识。

作为行政执行助理，您将 –

建立勤奋、快速学习和敬业表演者的声誉。
了解标准办公程序和业务运作。
了解公司不同部门的重要人物。
获得对商业环境的整体认识和想法。
熟悉日常工作流程。
开始了解业务的长期周期。

行政助理的核心能力

在查看行政助理应具备的九项核心能力清单后，您可能会发现这些技能与特定工作无关，而是与管理相关的几乎所有工作，尤其是与公众打交道的工作，例如销售或客户服务。9 项核心能力如下 –

核心竞争力

适应性
组织
沟通技巧
主动预测需求
判断
有团队精神的人
客户服务
计算机/技术技能
经营理念

这就是没有行政工作经验的人不容易获得行政助理职位的原因。为了发挥你所有最优秀的才能，你可以专注于你的经历如何表明你有能力满足工作要求。

为了进一步理解这个概念，我们将讨论两个简历–

一个人的工作经验一直在不断进步，在经验和责任方面的责任水平不断提高
另一个人开始在一个完全不同的领域工作，但改变并采用了强劲的职业发展道路。

下面提到的非行政工作清单也被认为是成为行政助理的好经验 –

餐厅服务员
销售人员
接待员
沙龙/水疗中心, 健身协会
教师
客户服务代表
医疗助理

在下一章中，我们将考虑行政助理的样本简历。

给新人的提示

有兴趣在没有办公室行政工作知识或经验的情况下从事行政助理职业的候选人需要意识到，最初这个过程对他们来说会困难得多。他们一开始可能不得不选择一些非传统的工作，主要是因为他们的简历可能没有反映必要的背景。这通常会导致简历被忽视；有时，甚至被拒绝。

那些想成为行政助理的人应该尝试其他网络途径，比如朋友和家人，以建立一份具有丰富工作经验的简历。简历应该反映你真正的技能是什么，而不仅仅是工作希望你成为什么。尝试将九种必要能力中的每一种映射到您在简历中提到的特定工作。

准备充分。如果你接到电话，你应该在面试过程中记住所有必要的细节。明确你的意图和方法，不要试图融入并成为一种类型。忠于自己，将自己呈现为一个有机整体，而不仅仅是您自己简历中解释的部分总和。

了解责任

要了解是什么让有效的行政助理的职位如此独特和特殊，我们首先需要了解这样一个事实，即“行政助理”这个职位本身就存在挑战，其形式经常出现独特且具有挑战性的场景。

认识到所有独特的挑战者和场景将有助于候选人更好地了解工作的要求及其责任。话虽如此，这份工作不仅有挑战。它拥有其他工作资料所没有的独特而罕见的好处；至少不是在这个职业生涯的早期。

在直接火线

行政助理的工作是不断与老板直接沟通，即使其他员工很少与他们的老板互动。这提供了对工作的不同要求，因为他们总是在老板的火线中。

如果行政助理陶醉于老板的成功，他们也将应对老板的挫折。老板希望他们的助手像他们一样投入更多的精力和时间，这使得工作之外的生活时间很少。

混乱的权限级别

即使行政助理代表经理行事，人们也常常忘记他们只是信使，而不是决策者。这使得助理很想直接进行更改或根据自己的权限进行输入，甚至无需询问管理层。

有时，他们开始回答应该直接针对老板的问题。行政助理可以与老板分享他的意见和建议。但是，他应该牢记这样一个事实，即降压总是与老板息息相关。

无所不知的期望

行政助理自己也承认，一旦他们与老板长期合作，他们就会变得如此紧密，以至于他们可以抢占老板的需求。当涉及到生活方式和习惯时，这可能是可能的。然而，老板们经常将他们的助手误认为是“无所不知”的人。

他们希望他们的助手能够读懂他的想法，这让他/她自满且不善于交流。他/她需要明白，即使是最有经验的助理有时也需要口头交流来做出某些决定。

与同事的距离

助理通常被认为是经理团队的一部分，即使情况并非总是如此。因此，普遍的看法是他们知道内幕信息。这使得同事在与助理的互动中变得谨慎，因为他们觉得他们的每一句话都可以报告给老板。

助理们也应该知道，他们说的任何话都会被认为是老板的话。因此，他们应该避免参与八卦或谣言传播，因为他们所说的一切都会被误解为“内幕消息”。

中介的角色

行政助理扮演的最困难的角色是中介。这是一项占用他们大部分时间的工作。他们就像守门人，有选择地允许人们会见他们的老板，并阻止其他外人闯入他们老板的私人空间并浪费他们宝贵的时间。

这可能会让他们得到上司的称赞，但在那些没见过上司的人眼中，他们会变得邪恶。在很多情况下，助理经常成为老板的替补，要么做笔记，要么在会议上问他的问题。

独特的奖励

除了行政助理工作带来的挑战外，还有许多在其他工作组合中很少见的独特津贴和职业机会。

与老板一对一互动

与上司的不断沟通虽然有挑战，但既是福也是祸。然而，这种直接和透明的讨论让我们有机会确切地知道老板们的想法是什么，从而使行政助理能够提供强有力的、持久的支持和帮助。

除此之外，助理还有绝佳的机会来研究成功人士如何思考、沟通和影响决策。很少有职位能让机会与灵感来源进行直接和频繁的互动。

有机会每天完成多项任务

助理习惯于执行各种各样的任务，从日常职责到独特的任务，如参加客户会议和策划活动。

如果助理喜欢做这些独特的任务，他/她会发现做更多的事情。但是，如果助理感到无聊，他/她需要向他们的老板传达他/她想做其他事情。通常，老板会遵守并提供新任务。

每日多项任务

在组织中建立声誉

直接与组织的老板一起工作提供了会见和认识许多部门负责人的机会，这反过来有助于建立良好的形象和声誉。

行政助理知道与他们打交道的每个人将来都可能成为他们的雇主。因此，他们尽量表现得尽可能亲切和专业，这样他们就可以与经常与之互动和合作的人建立牢固而持久的关系。

行政助理教练 – 神话

当一项工作需要像行政助理的工作那样需要如此多的自由裁量权时，人们很可能会开始对工作的实际性质进行猜测。很多人可能认为助理被高估了，而另一些人则认为他们是代理节目的运营者。

的确，这份工作伴随着许多非官方的职责，所以行政助理明白他们可能不得不接受一些关于他们工作的误解。

下面提到了一些最突出的神话。

误区一：“行政助理”只是秘书的一个花哨的名字

现实– 虽然行政助理最重要的任务本质上是秘书，但他们的工作职责通常赋予他们额外的权力，可以在会议和演示中代表他们的老板介入。他们被认为是老板的自然延伸。

许多高管完全依赖他们的助手来跟踪他们的进度、工作和任务。他们还依靠他们的助手获得新的想法、观点和集思广益其他想法。在这些情况下，助手也可以影响决策。因此，他们在行政部门和他们所参与的组织的成功中发挥着不可或缺的作用。

误区二：成为行政助理意味着被利用和滥用

现实– 行政助理与他的老板分享的关系是复杂而独特的。老板对助手的依赖程度可以将这种关系从“主管-下属”的交易转变为真正的伙伴关系。

通常，助理和高管之间的关系涉及共享本质上属于机密的重要细节。因此，它涉及高度的信任。助理明确参与规划，需要是一个高度正直的人。由于这两个共享的忠诚度，他们的目标通常由彼此的成功决定。

助理面临一些最大的挑战，仅仅是因为他管理着整个部门（可能是整个组织）中最有权势的高管。将有许多进程相互并行运行，助手应跟踪所有这些进程，并及时为所有进程提供结论。

大多数领导者都受到他们的目标和愿景的强烈驱使，这使他们能够直言不讳地表达自己的观点。这通常会导致压力和脾气暴躁。助理有时会受到这种情绪爆发的影响。然而，经验丰富的行政助理知道处理冲突是任何工作的标准部分，并且知道如何即使在压力大的情况下也能有效沟通。

误解 3：行政助理是一个收入微薄、机会渺茫的职位

现实– 一个行政助理有整个世界作为他的牡蛎说话。他/她有幸进入组织的所有重要部门。因为他/她很可能会获得很少有人梦寐以求的职业机会。这是可能的，因为他们经常与组织中的有影响力的人互动。

与公众的看法不同，担任行政助理也是一个非常有利可图的职业选择。此外，行政助理还享有多项绩效奖金。更不用说他们在工作中以旅行福利、航空里程、健康福利、健身房会员资格等形式获得的各种津贴、折扣、附加和奖励。

这使得行政助理的工作在经济上有保障，并且在很多方面都是令人羡慕的工作。他们不仅与组织的“精英”一起工作，而且还证明了自己的技能，并因其真诚的努力而获得丰厚的回报。

误区 4：只需很少或根本不需要培训即可成为行政助理

现实– 虽然行政助理工作的某些部分本质上是非常基本和文书工作的，但整体工作职责与老板本人的职责相媲美。虽然这个称号并不总是需要大学学位，但对于努力实现雄心勃勃和有影响力的职业目标的人来说，它可能是一项宝贵的资产。

许多行政助理并不是以学位开始他们的职业生涯的。在没有学位的情况下，他们会寻求额外的服务，例如参加大专课程并获得重要和相关的证书，最好是计算机技术或工商管理或任何有助于助理专业扩展其技能的证书。

这个职位需要一个头脑冷静、性格开朗的人。这个人需要是一个问题解决者，所以他/她应该具备分析能力。这些技能会及时出现并面临不同的情况。这些错综复杂的细节不可能一夜之间学会。

误区 5：执行助理是一项无聊且吃力不讨好的工作。

现实– 行政助理和助理想要的一样无聊。换句话说，这个职位有无数的职业机会和学习机会。当您直接向组织的老板汇报时，不乏不同的职责，最好的助手努力学习所有角色，以便他们自信地代表老板参加会议。

正是由于这份工作的这种极其个人化的性质，一些人觉得它非常迷人，而另一些人则认为它太具有挑战性。有些人也会觉得它枯燥乏味，但是，可以说他们从一开始就不了解这份工作。

他们中的大多数人在担任了一段时间的行政助理后，都感到得到了回报并获得了丰富的经验。话虽如此，名称的重要性和价值会根据公司和组织的需求而变化。

样本简历

在本章中，我们将向您展示两份简历样本，一份为 1 级行政助理，另一份为 2 级行政助理。

行政助理简历样本 – 1 级

简·多伊

安东，伯克利，美国

电话：020-515-5752 | 电子邮件：[email protected]

资格概要

优秀的书面和口头沟通技巧。
能够在时间有限的压力下工作。
能够成为团队合作者并提供出色的客户服务。
能够发展和维持富有成效的长期关系。
精通 Excel、Word、Power Point、互联网研究。
能够以礼貌和专业的方式与人互动。

专业经验

金融公司，高级行政助理，2010-2016

负责协调所有客户会议。
开发跟踪系统以检查及时和正确的调度。
设计议程和电子表格等。
管理员工的日常工作流程并确定任务和义务的优先级。
执行行政任务，例如客户通信和其他服务。
做一些文书工作，比如接电话、更新计算机数据库、填写文书工作等。

合作联盟，客户服务代表，2008-2010

有效处理客户服务查询和请求。
有效执行任务，确保现金余额和抽屉余额。
始终通过时间管理技能提供卓越的客户服务。
与客户合作进行金融交易，例如存款、取款等。

劳森套房，接待员，2006-2008

偶尔提交文书工作。
保持办公空间整洁有序。
以专业和愉快的方式迎接客户和访客。
回答查询并将客户定向到适当的团队成员。

教育

副学士学位，杰克逊高级学院。
1 年职业培训认证，商业技术。
高级精通 MS Office、Excel、互联网研究。

行政助理简历样本 – 2 级

维基·洛克

地址：Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081

电话：010-565-4762 | 电子邮件：[email protected]

资格概要

具有十二年旅游业经验的积极进取的表演者。擅长与客户和员工建立和建立长期的、富有成效的工作关系。出色的协调、组织和时间管理技能，在压力和时间敏感的情况下提供组合解决方案的良好记录。

职业经历

1. Nigel Tours 助理经理（2012-2016）。由主管提拔

协助安排和督导一批40名游客。
保持良好的客户关系和人际交往能力。
处理各种财务和行政职责，包括 –
- 编程不同的旅行
- 制作批次和发票
- 旅游游戏和景点
- 检查收据
- 检查住宿和登机
- 检查现金交易

2. 轮班主管，Troxy Travels (2008 – 2012) Tourism Package Company

有效管理时间并提供及时的客户服务。
提供员工和客户之间的有效协调。
执行前台监督职责，如招待和库存。

3. 旅游套餐公司 The Fun House (2006 – 2008) Lead Guide

负责引导约10名游客。
培训了公司政策、程序和礼仪方面的新指南。
推广不同的公司套餐并解决客户的疑问。

4. 意大利种马指南 (2004 – 2006) 家庭旅游套餐公司

始终展示最高质量的客户服务。
与主管协调，及时接待客户。
负责接听电话，解决问题，迎接客户。

教育和执照

毕业于布拉姆哈斯高级学院 – 工商管理。
高级熟练程度 – MS Word、Excel、10 键、互联网研究。