商务写作技巧快速指南
商务写作技巧快速指南
商务写作技巧 – 简介
商务写作解决了在职业生活中传达清晰简洁的交流的需要——同时与同事、前辈和其他组织的代表打交道。商务写作在大型组织中起着至关重要的作用，在这些组织中，清晰透明的沟通对其运作至关重要。因此，发送的信息需要清晰、准确、基于事实且不含糊。
清晰简洁的专业写作在许多领域至关重要，例如法律、工程、技术手册和产品标签，在这些领域，误解可能会导致严重后果。
为什么要有效写作？
今天的许多专业人士，尤其是在他们职业生涯的初期，在为基本的语法、拼写和标点符号而苦苦挣扎时，寻求有关正式商务写作所需技能的指导。这是一个严重的限制，会降低他们的信心，并使他们在被要求记录和呈现信息时有所退缩。
凭借有效的写作技巧，他们可以改善书面交流，并设法提出他们过去一直拥有但从未设法提出的观点和想法。这也将增加他们对公司的信心和未来前景。
你的信息如何描绘你
读者总是会根据他们如何解读您的电子邮件，对您和您的公司产生印象。商务写作的目的是提供简明的交流，让读者、您的公司形象和您的形象牢记在心。我们使用的词和我们写的句子对于在读者的脑海中建立我们的感知至关重要。
商务写作中的常见错误
在商业写作方面，任务是——“少即是多”。许多人要么在他们的写作中使用过多的内容，要么提供的信息太少且不完整。在两者之间取得平衡是一个相当大的挑战。让我们讨论作者最常发现的错误 –
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许多使用大，难词，如“相持不下，繁琐的”描述的东西，可以很容易地用更简单的话就像“来解释争吵，笨拙”。这些词不仅令人困惑，而且含糊不清，因为它们没有解释清楚。
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过于正式的风格——像“我们会尽我最大的意图，让你感受到你的存在”这样的句子随着殖民统治者来来去去。“如果你来，我们会很高兴的。” 用一半的话做同样的工作，没有任何混乱。
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现在，让我们归结为罪魁祸首——打字和拼写错误，比如“ sprite , meat , usher ”而不是“ spirit , meet , user ”，不仅改变了整个句子的意思，而且造成了尴尬。想象一下有人写——“我很快就会见到你”？
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一些专业人士走向另一个极端，写出非常短的句子，有时，短语既不能解释完整的意思，也不能给出明确的指示。这种写作的例子是——“今天见@5，明天10点见。”
说服性写作的 AIDA 公式
如果你足够仔细地观察广告，你会注意到一个有趣的模式——一些非常引人注目或有趣的事情会立即引起你的注意。背景描述增加了产品的功能和优势，开始引起您的兴趣。在您不知不觉中，有吸引力的介绍和有说服力的风格会在您的内心产生一种渴望，至少尝试一次该产品，然后引导您采取行动获得该产品。
如果你有过类似的经历，或者认识有过类似经历的人，你就会意识到 AIDA 的力量。在这种情况下，营销行业发明它来吸引客户也就不足为奇了。
今天，商业写作中使用 AIDA 技术的目的是一样的——通过你的演讲和说服来吸引和打动读者。AIDA 的四个步骤是 –
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注意– 用一个引人注目的句子吸引读者。
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兴趣– 通过提及读者喜欢的好处来引起兴趣。
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Desire – 使用中间段落来提示读者采取行动。
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行动– 读者需要采取的行动才能得到他想要的东西。
有目的的写作
许多人一提到要写一份可以在办公室分发的手稿或文件，就不寒而栗。原因显而易见。在为商业用途编写任何东西时，需要考虑的参数太多了。正确的用词、句子结构、语法的准确性、正确的拼写和用法，当然还有读者对你形成的形象，这些都是在为同事写作时要记住的非常重要的点。
现在，如何处理这个任务？有句老话叫“好的开始是成功的一半”。我们也需要在写作中贯彻这一理念。我们需要找出写作背后的目的，这将清除我们对以下问题的想法 –
- 你的读者是谁？
这将帮助您了解适合读者群的词汇和句子构成。
- 你的文件的目的是什么？
你需要了解你写东西的原因。
- 读者为什么要阅读您的文档？
换句话说，您必须为文档中的读者考虑要传达的信息。
- 你期望什么结果？
每个动作都有一个相等和相反的反应，因此对于你写的每一个字，都必须产生一个相等的反应（即使不一定是相反的）。这意味着如果你想得到你想要的反应或结果，你的语言应该能够清楚地描绘出你想要表达的东西。
开始
专家声称，商务信函的真正目的是唤起读者立即或迟到的行动。还记得 AIDA 技术吗？它以行动结束，这是每一篇文章都应该瞄准的成就。
经理发送的电子邮件由其团队中的人员阅读，根据说明的清晰度以及每位读者的个人解释，完成所需的操作或留下一些区域。因此，现在让我们专注于设计任何文本时需要牢记的最重要的事情。在撰写商业文件时，您必须 –
- 知道你想写什么。
- 写下你想要达到的目标。
了解这两件事将大大有助于为您提供处理任何内容的正确方向，而找到正确方法的最有效方法之一是头脑风暴。
头脑风暴
头脑风暴是一种写出任何想法的技巧，而不必过多担心任何逻辑顺序、顺序、标点符号和拼写。在头脑风暴的时候，人们不需要担心想法的顺序和用词的正确性。相反，人们应该专注于收集有关该特定主题的尽可能多的想法和数据。
花点时间思考一个话题。收集您的想法并开始随机写下它们。让一个想法自由地将您引向另一个相关的想法，依此类推。这种信息收集将慢慢地为您提供一种了解内容的方法。再过一段时间，将形成一些替代方法。你越多地观察你写在纸上的想法流，就会形成更多的想法。
现在尝试将这些想法按逻辑流程排列。不要开始检查语法。只是尝试获得均匀的流动。现在，您的所有想法都将得到简化。此后，进行必要的编辑，例如用更合适的词替换某些词，检查语法、词的用法、拼写和标点符号。
有效写作-开始
随着我们周围世界的演变，如今每个人都必须写作，无论他的年龄、工作和职位如何。无论是学校作业或提交报告，还是签署发票——每个人都会写作。
虽然许多“必须”写作的人实际上喜欢写作，但对许多人来说，写作只不过是一件苦差事。这些人的问题在于，他们没有时间思考如何写作。因此，他们的写作风格既费时又不准确，而且不尽人意。
正如解决代数问题的步骤一样，可以遵循几个步骤以获得更好的书面输出。在本章中，我们将讨论您应该如何真正启动编写有效业务文档的过程。
如何开始
在所有步骤中，最棘手（也是最令人沮丧的）是弄清楚开始。以下是一些快速开始工作的提示 –
- 研究以找出事实。
- 头脑风暴记下所有随机的想法。
- 与同事讨论草稿。
- 保持和蔼可亲、轻松的写作语气。
- 与读者产生共鸣。
- 检查它并睡在上面。
规划和结构
公司定期制作文件，例如为股东提供的年度报告、为客户提供的月度通讯以及为员工提供的社论。根据您设计的内容量，您可能需要以三种结构排列数据 –
- 基于时间的结构
当您编写议程和会议纪要，或在其中分配任务并按时间顺序绘制结果的报告时，将使用此结构。
- 按字母顺序排列
当文档有大量单独的主题，需要按照特定的字母顺序 (A – Z) 放置时，使用此结构。这方面的例子是词汇表，或一本关于水果和卡路里的书，其中水果的名称按字母顺序列出。
- 主题结构
最常用的结构是根据主题对结构进行划分。例如，一个网站冷设计其FAQ页面，它有三个主题可供选择——“交付状态”、“投诉”和“付款和退款”，每个主题都有几个关于该主题的问题。
安排内容的有效步骤
有一些有效的步骤可以帮助您以适当的结构安排内容并在逻辑流程中填写详细信息，从而使整个文档看起来同步和完整。这些是 –
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文档应该有一个合乎逻辑的开头、中间和结尾。
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用简洁的小段落（最多 4-5 个）组织您的消息正文。
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修改内容以适合您的读者。
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写作时永远不要失去焦点和信件的预期结果。
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不要在写作时纠正自己，只有在头脑风暴后才能编辑。
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在开始编辑之前请休息一段时间。
最重要的是，在编写业务文档时应始终遵循逻辑顺序，以确保文档传达正确的信息。
读者要求
商业文件有受众和特定目的。因此，在撰写商业文件之前，牢记读者的需求是至关重要的。这就是几乎所有信件都以文件收件人的地址开头的原因。
在您开始写作之前，请了解您写作的原因以及您希望通过阅读这封信采取或完成的行动。
读者想要什么
这个想法是在写的时候记住你要发送给的读者。为了使任何书面文件全面，您应该自始至终问自己几个问题 –
- 谁是你的读者？
- 他想知道什么？
- 他需要知道什么？
- 他对这个话题了解多少？
- 发送文件的预计时间是什么时候？
尽早告诉读者他们阅读您的文档将获得的好处，提及他们期望采取的行动/成就，以及他们将从阅读您的文档中获得的其他信息。
写文件
写作类似于开始一项任务。你需要精心计划、准备、专注、投入，最重要的是，对你正在做的事情充满热情。如果您实施了所有提到的要点，那么写出广受好评的文本的几率将对您有利。
写文档的要点
首先，让我们接受这样一个事实，即在第一次尝试中，很少有人（几乎没有人）可以按照他们希望将其写在纸上的方式编写文档。想法和记忆经常在最意想不到的时候出现，这些新想法随着每次后续输入不断改变您的文档。
一旦你把你的想法写在纸上，下一步就是以一种简单、合乎逻辑、相互关联和清晰的方式呈现出来。这需要规划和准备，您可以遵循明确的步骤 –
- 合适的语言
- 简单的英语（不含行话）
- 简单的句子
- 相关内容
- 要点的使用
- 简明
- 不断改进
研究
在写作之前，对任何主题进行研究都是非常关键的一步。您的来源需要可靠且被广泛接受。在确定和发展您的主题之前，您应该找到有关您的主题的上下文和背景信息。这可以通过参考书籍、文章、期刊、新闻来源和杂志来完成。现在人们也使用视频和录音。以下步骤将帮助您 –
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注意重要和相关的细节。
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根据主题和文档的目的评估每一点。
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记录您的资源和参考资料的详细信息（即作者、标题和出版）
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在适当的标题和副标题下按逻辑顺序排列内容。
目的
了解您的受众将在决定内容和处理方式方面提供很多帮助。如果您不了解您的受众，请像在线文章作者或博客作者一样，记住人口统计信息，即您撰写文章的目标群体。
在你开始写作之前，试着总是理解你写作的原因是什么。它可能是以下任何一个 –
- 提供信息
- 应用说服
- 提出您的意见
- 提出想法
- 发送报告
- 建议
- 想要的动作
- 达成成就
例如，如果您的目的是销售产品或让某人订阅您提供的服务，或宣传某项事业，请问自己以下问题：
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谁是我的潜在读者？
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我的潜在目标读者群的背景是什么？
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他们住在哪里，年龄多大？
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他们的兴趣和优先事项是什么？
这些问题将为您的写作设定目标。
编写文件
一旦您确定了您的受众，请尝试预测您的读者可能认为必要的信息，并在您撰写时将其包含在您的文档中。这可以通过问自己“WH-questions”来完成。
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回答 WH 问题– 回答“谁？什么？为什么？在哪里？什么时候？谁？如何？” 会让你在写作的内容上领先一步。
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确定开始和结束– 在收集您对该主题的所有可能想法后，您可以浏览它们并拒绝一些在您的文章中没有意义的想法。之后，找出对阅读影响最大的想法，并将其放在文章的开头。最后应该有一个想法，以清晰明了的方式总结所有想法。
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获得第二人称的意见– 在提交之前，请务必让某人检查您的书面文本。这为评论提供了客观的第二人称视角，并阻止了您的情绪和放纵。如果内容是机密的且不可共享，则不要这样做。
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讨论建议并包括改进– 一旦您的朋友提出了一些更改建议，请实施您认为相关的更改。
起草的三个步骤
编写初稿
在写下你的想法之前，先把它们大声想出来，这样你的想法就会被清楚地表达出来。一旦你有了最初的草稿，按照标准文件结构填写相关的缺失细节。根据您的内容大纲，在标题、副标题和小标题中使用项目符号和缩进。
重新起草
完成初稿后，等几天再编辑。通过评估每个单词、句子和段落以设计简洁和正确的内容为目标来改进草稿。
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包括任何省略的必要细节。
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使句子更紧凑、更清晰。
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检查时态是否一致。
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更正拼写、语法和标点符号。
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适当时使用主动语态和第一人称。
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重新排列句子或段落的顺序并检查流程。
编写最终草案
写几份草稿，每一份都比上一份有所改进。不断修改最终草案，直到您对最终输出感到满意为止。向同事展示并获得他们的反馈。讨论建议并实施必要的更正或更改。
编写最终副本
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键入文档的最终副本。
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逐字校对，逐图校对。
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在文件末尾签名和/或键入您的姓名或首字母缩写。
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将文档发送给读者。
调整内容
在调整内容以适应客户和读者的需求时，应尽量避免使用技术术语、首字母缩略词和缩写词。这些不仅让读者通过猜测其含义来混淆，还会导致对所提及内容的含糊解释。下面将讨论更多这样的要点。
要根据读者的要求调整文档的内容、语气和语言，您应该遵循以下简单步骤 –
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使用“你”多于使用“我”或“我们”。
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从读者的角度写。
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专注于他们的利益。
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您的语言不应针对任何性别、种族、年龄和残疾。
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使用专业但友好的语气给人一种正式但和蔼可亲的印象。
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使用礼貌、简单和准确的正面词语
尽可能使用第二人称代词，而不是“我，我们”，给人一种积极的语气，让读者认为你在同情他。这让他能够掌控一切，因为他将其理解为独家对话，而不是针对普通人群的一段文字。
写作时要记住的 15 件事
现在您已经学会了如何组织您的想法并将您的想法按顺序排列，让我们学习如何让您的写作看起来更专业、更清晰。
很多人都有非常有趣的想法，他们甚至设法把它们写在纸上。然而，他们的读者群并没有超出一个特定的水平，即使他们的文章很好，并且正确地提到了他们的想法。是因为他们的文笔欠缺选词，也可能是用了“扼杀在萌芽”之类的谚语，读者可能看不懂。
让我们讨论在校对和修改写作时应该牢记的 15 件事 –
明晰
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必须在第一次阅读时理解您的写作。避免使用技术术语、不熟悉的词或正式语言。
正式与现代
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付款已充分注意到VS。我们收到了你的支票。
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附上vs。请找到附件
避免歧义
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应避免使用具有双重含义的单词或使读者感到困惑的句子 –
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吃完鱼，基兰和卡兰说话。（谁有鱼？）
避免口语化
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简而言之与. 简而言之
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在这个时代与. 今天，现在
避免使用多词
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在活动之前vs . 前
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在这个时间点vs。现在
避免不必要的重复
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绝对必要
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结合在一起
仅包含相关信息
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省略不必要的背景信息。
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保持句子简短——不超过 17 个单词。
完整性
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检查是否包含了读者需要的所有信息 –
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WHO？什么？在哪里？什么时候？为什么？如何？
正确性
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检查人名和地名的语法和拼写的准确性）。
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他做到了与他做到了。
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它的颜色已经褪色了。它的颜色已经褪色了。
不要依赖拼写检查
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输入“no/on”、“then/than”、“quite/quiet”、“lose/loose”不会显示错误。
具体性
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给出具体的细节。
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您的投资计划将获得高额利息。
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您的投资计划将获得 8% 的利息。
令人信服
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使用可信的语言。避免夸张和最高级。
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总是与通常
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从不 vs. 很少
礼貌
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在你的写作中表现出良好的举止。传达坏消息时应使用被动语态，以避免负面影响。
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我们不能同意合同中列出的条款和条件。
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需要对条款和条件进行一些讨论。
写在读者心中。
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性别歧视 – 主席，商人
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居高临下——“当然”、“显然”
使用要点
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以简单明了的方式传达您的信息
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突出显示最重要的信息。
有效的电子邮件写作
电子邮件被广泛用作一种廉价但高效的商业通信工具。电子邮件很少被打印出来，并且被用作软拷贝，因为它很容易存档和检索电子邮件。它受欢迎的原因是它易于访问，从首席执行官到看门人的组织中的每个人都可以使用。
电子邮件是一种以良好呈现、易于阅读和专业适当的方式交流信息的有效方式。许多人将时间不足作为转发不合格电子邮件的原因，这些电子邮件从不完整到难以理解。
许多人将电子邮件误认为是短信，或者至少他们写电子邮件的方法表明如此。考虑到这种情况，让我们讨论文本对话和电子邮件写作之间的区别。
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短信对话– 在短信对话中，两个人可以交换信息、共享细节、提供更正并以快速的来回沟通方式要求澄清。
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电子邮件– 与此相比，电子邮件由专业人士阅读，根据他们的工作，他们每天可能会收到 20 到 200 封电子邮件。他们既不想进行来回对话，也没有时间多次询问细节。他们只是想了解电子邮件的内容，读出说明，处理信息，完成任务，并清空收件箱的“未读”部分。
记住这一点，让我们讨论一些编写有效电子邮件的技巧–
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计划您的消息。
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使用主题行来吸引读者的注意力。
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保持您的信息简短明了。
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不要以小写形式输入整个消息。
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在发送之前校对您的消息并承担责任。
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如果您很生气，请在发送电子邮件之前花几分钟冷静下来。
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不要用大写字母输入您的信息。大写字母被认为是 SHOUTING。
在某些情况下，电子邮件可能不合适。更喜欢在以下情况下打电话给某人 –
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您必须讨论个人、敏感或机密信息。
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你会给出坏消息。
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您的信息很复杂，措辞中可能会丢失含义。
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你需要立即回应。
电子邮件的法律风险
电子邮件是许多工作场所的首选通信方式，这意味着它们携带大量可能保密的信息。电子邮件中信息的安全性和机密性是发件人和收件人的共同责任。公司有严格的指导方针来保护他们的文件和内容。让我们讨论一些最常遵循的准则，以防止滥用电子邮件。
如果出现以下情况，您和您的公司将承担众多法律诉讼的责任：
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您发送或转发带有攻击性内容的电子邮件。
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您发送了带有病毒的附件。
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您未经许可将发件人的电子邮件转发给其他人。
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您试图伪造他人的电子邮件或从他人的帐户发送电子邮件。
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您在发送电子邮件时试图向接收者隐瞒您的身份。
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您未经许可复制属于他人的消息。
格式电子邮件的格式
虽然我们大多数人都会向朋友发送非正式电子邮件，其中可能包含语法错误，但在给同事写信时却并非如此，尤其是当我们想给人留下好印象时，因为这次我们必须更加谨慎和外交。以下是有关电子邮件正确格式的一些一般提示 –
背景
所有电子邮件都应使用默认的白色背景。彩色背景或卷轴设计被认为是不专业和分散注意力的。
字体
首选字体是 Times New Roman 或 Arial，字体大小为 12。
字体颜色
字体应仅为海军蓝或黑色。
联系方式
签名区域应提及姓名、职务、电子邮件 ID、联系电话、公司徽标和通信地址等官方联系信息。最好避免个人陈述。
名字和姓氏
它们应该使用与电子邮件正文中使用的字体相同的字体，只是大两个字体大小。不推荐使用草书字体。
签名
以下信息应以与电子邮件正文相同的字体和大小提供。
- 指定
- 部
- 公司名称及地址
- 地标和邮政编码。
- 联系电话
- 电子邮件地址
- 公司电话
- 公司传真号码
- 公司网址
- 公司网址
示例–
Vineet Nanda Lead, Learning & Development Soft Skills Tutorialspoint Pvt. LTD. Jubilee Hills, Hyderabad Beside UCO Bank, 500033 Ph: 91 40 23542835 Fax: 91 40 23542836 [email protected] http://www.tutorialspoint.com/
免责声明（举例）
在电子邮件签名末尾使用标准字体，大小为 8 的免责声明 –
您必须阅读本通知
本电子邮件和任何附件中包含的信息是保密的，可能受版权或其他知识产权保护。未经发件人明确同意，您无权使用或披露此信息
电子邮件示例
| To< [email protected]> |
| Cc< [email protected]> |
| Subject: Reply on Interior Decor | Finalizing date and time for meeting |
尊敬的先生
我收到了您的电子邮件，其中包含联系室内装饰公司的说明。因此，我联系了 Hasta La’ Vista，这是在提供行为培训、模式评估、心理测量分析等方面最著名的组织之一。
他们已经回复了我的电子邮件，并对我们合作的前景感到高兴。他们要求我为他们的代表安排一次会议，以便他们可以亲自拜访我们并解释其余的细节。我已将他们的条款和条件作为名为“条款”的 PDF 附件发送到此电子邮件。请仔细阅读并回复。
期待很快可以收到你的来信。谢谢你。祝你今天过得愉快。
带着敬意
商务信函写作
商务信函旨在表达好消息、坏消息、感谢、确认、邀请、请求、问题、拒绝或投诉。它通常通过电子邮件发送并带有公司抬头。
商业信函分为三个部分 –
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介绍– 打开问候和/或引用以前的邮件。
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Middle – 包含详细信息和附加信息。
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结论– 建议或提及要采取的行动和结局。
商务信函的格式
商业信函通常包含以下元素 –
- 信笺抬头
- 机构名称
- 地址
- 电话号码
- 日期
- 读者姓名（职位优先）
- 地址
- 尊敬的先生/女士 [读者姓名]
- 您的文献。id（如果正在使用）和主题
- 介绍
- 身体
- 结论
- 带着敬意
- 作者签名
- 名称
- 位置
示例 – 商业信函
Tutorialspoint Pvt。有限公司
地址- 388-A, Road no 22
Jubilee Hills, 海得拉巴, AP
500033，电话：91 40 23542835
日期– 23/04/2015
到
管理者
Hasta La Vista Café Pvt. 有限公司
地址- 318-W, Road no 12
Jubilee Hills, 海得拉巴, AP
500033，电话：91 40 23542836
亲爱的斯里
参考 ID： <IBDFC172187323：确认电话>
主题： <预约讨论室内装饰>
来自 Tutorialspoint 的问候
我们是一家位于海得拉巴的教育组织，是世界上在线培训发展最快的公司之一。贵公司是由我们的一家联营公司推荐给我们的，并称赞了你值得称道的工作。
我们想利用您的服务来进行我们办公场所的室内装饰。我们想会见你们的代表，因此请告诉我们会议的日期和时间，以便我们讨论细节。
期待很快可以收到你的来信。祝你今天过得愉快。
带着敬意
（插入签名）
维内特·南达
领导、学习与发展
软技能，Tutorialspoint Pvt。有限公司
备忘录写作
编写备忘录的主要目的是通过记录参考资料以备将来使用来支持决策。它还有助于传达信息、提交非正式报告和提出问题的解决方案。
在发布公司公告（例如员工任命、晋升和公司政策变更）时，适合使用业务备忘录。
备忘录的格式
备忘录通常包括以下元素 –
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组织名称– 在信头中。
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备忘录标题– 在页面顶部。
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附件– 附在备忘录上的文件以供参考。
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摘要– 放置在备忘录的开头，应将主题浓缩为五行或十行。它不应包含行话或高度技术性的语言。
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To – 读者的全名（包括荣誉头衔，但保留诸如“先生”、“女士”之类的通用头衔。“致”行否定了诸如“亲爱的”之类的称呼用法。
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如果读者人数超过五人，请在备忘录末尾的“分发列表”下提及他们，并在“收件人”行中提及。例如 –收件人：请参阅第 14 页上的分发列表。
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From – 这里提到了发件人的姓名和名称。它否定了像“With Regards”这样的免费关闭。
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日期– 提及日期有助于跟踪备忘录。
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主题– 用几句话（5-6）提及主题，但应明确说明目的。
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结论–总结要点并为读者提供必要的行动和方向。
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分发列表–分发列表上的名称通常按字母顺序键入。但是，如果其中一个人的排名明显高于其他人，则将该姓名放在首位。
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Writer’s initials – 备忘录由作者的首字母完成，而不是他/她的签名，紧跟在最后一句话之后。
备忘录示例
备忘录标题：<与哈斯塔拉维斯塔会面室内装饰>
附件：<公司宣传册及报价单>
总结– 与 Hasta La Vista 的代表会面，讨论我们办公场所的室内装饰。
致：<Mohtahsim M.、Kiran K. Panigrahi、Gopal K Verma、Manisha Shejwal、Anaadi>
来自：<维尼特难陀>
日期: 23/04/2015
主题: 今天下午 6:00 在会议室 – 1 与 Hasta La Vista 会面
根据我们早前于 2015 年 1 月 12 日的讨论，我们计划翻新办公室的内部。那次会议结束时做出的决定是联系一家室内装饰公司。
Hasta La Vista 是一家位于海得拉巴的室内装饰组织，是该行业发展最快的公司之一。
我们正计划聘请他们的服务为我们的办公场所进行室内装饰。我们将于今天下午 6:00 在会议室 1 与他们的代表会面。
期待您的积极参与。谢谢你。
越南
会议纪要
也称为协议或笔记，会议记录是会议的现场书面记录。它们包括与会者名单、提出的问题、相关答复以及为解决这些问题而做出的最终决定。它们的目的是记录分配给谁的操作，以及成就和截止日期。
会议纪要格式
会议记录通常包括以下要素 –
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公司名称– 页面左上角。
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日期– 页面右上角。
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主题– 在两个返回键之后；居中对齐。
-
与会者– 姓名和名称（表格的 2 列）。
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缺勤者– 姓名、角色、缺勤原因。(3 列)
-
议程在手– 要讨论的主题。
-
提出的问题– 以及发言人的姓名。
-
建议– 与演讲者的名字一起提出。
-
决定– 会议的结果。
-
任务列表– 分配的任务和相应的分配者。
-
未来会议– 下次会议的日期和主题。
示例 – 会议纪要
日期– 23/04/2015
Tutorialspoint Pvt。有限公司
地址- 388-A, Road no 22
Jubilee Hills, 海得拉巴, AP
500033，电话：91 40 23542835
参加者：
| Name | 指定 |
|---|---|
| Mohtahsim M. | 常务董事 |
| Kiran Kumar Panigrahi | 高级技术作家 |
| Gopal K Verma | 技术经理 |
| Manisha Shejwal | 技术文件撰稿人 |
缺席者：
| Name | 指定 | 原因 |
|---|---|---|
| Anaadi Sharma | 高级培训师 | 进行在线 .NET 培训 |
议程在手– 与 Hasta La Vista 代表会面
提出的问题– 高报价，持续时间长，每小时付款方式。
建议：
| Name | 建议 |
|---|---|
| Mohtahsim M. | 另类公司 |
| Kiran Kumar Panigrahi | 协商付款方式 |
| Gopal K Verma | 谈判工作时间 |
| Manisha Shejwal | 推迟计划 |
决定– 代表被告知与其管理层协商并报告。
任务列表：
| Gopal K Verma | 从 Hasta La Vista 获取更新 |
| Manisha Shejwal | 寻找替代公司 |
未来会议– 30th 2015 年 4 月下午 4:30，会议室 1
议程写作
议程，也称为案卷或时间表，是在他们将被占用，从开始直至休会秩序的活动清单。议程通过提供需要讨论的项目列表和明确的主题、目标和时间框架来帮助准备会议。
议程的格式
议程通常包括以下要素 –
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会议议程标题– 在顶部；最好居中对齐
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会议信息– 目的描述
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目标– 议程描述
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日期– 用于维护通信记录
-
地点– 会议地点
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时间– 会议开始的实际时间
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到达时间 – 开始会议的时间
-
休会时间 – 会议结束时间
-
与会者–出席人数，以及他们的名字
-
会议准备–
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请阅读– 要遵循的说明
-
请携带– 当天应该携带的东西
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行动项目–
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其他注意事项– 要删除的其他说明或信息。
| Last Action | 负责机构 | 截止日期 |
| New Action | 负责机构 | 截止日期 |
示例 – 议程编写
会议信息– 会见 Hasta La Vista 代表后更新。
目标– 用于我们办公场所的室内装饰。
日期– 23rd 2015 年 4 月
位置– 会议室-1
时间– 下午 4:30
会议类型– 讨论
抵达时间– 下午 6:00
休会时间– 晚上 8:30
与会者– Mohtahsim M.、Kiran K. Panigrahi、Gopal K Verma、Manisha Shejwal
会议准备：
请阅读– Hasta La Vista 公司手册、报价文件
请携带-竞争对手公司报价、小时费率分析
行动项目：
应有的行动：
| Updates from Hasta la Vista | 戈帕尔·K·维尔马 | 30th 2015 年 4 月 |
| Find Hasta la Vista’s competitor | 玛尼莎·谢瓦尔 | 30th 2015 年 4 月 |
新动作：
| Send email to their Head of Marketing | 玛尼莎·谢瓦尔 | 5th 2015 年 5 月 |
其他注意事项– 为室内装饰而购买的产品。
商业案例写作
商业案例或提案的目标是确定组织的要求并提出满足这些要求的策略。它还用于评估结果以获得最佳成功。商业案例是为说服决策者批准案例中建议的行动而编写的文件。
商业案例格式
商业案例通常包括以下元素 –
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商业案例标题– 提案主题
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执行摘要– 提案的描述
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当前流程– 当前正在运行的程序
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改变的原因 – 改变将带来的利润
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风险– 公司需要注意的因素
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选项– 可以实施的任何替代程序
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期权比较– 所有期权的风险与利润分析
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建议– 更改后实施的最终选项
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行动– 实施变更的必要步骤
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Approval Requested – 哪些操作需要得到谁的批准
示例 – 商业案例写作
执行摘要：
我们已将办公室内部装修的任务移交给了位于海得拉巴的著名室内装饰组织 Hasta La Vista。
当前进程
我们目前向 Hasta La Vista 支付 22,000 印度卢比的每小时报酬，用于他们 350 小时的室内装饰业务。这包括五个小时的装修和重新设计办公场所。运营天数为每周 7 天，运营时间为上午 11:00 至下午 4:00 之间的五个小时。
更改原因：
输出不符合客户的要求。使用过多的装饰材料并浪费了很多。
风险– 新的装饰设计师可能会重新安装以前的状态并撤消所有装修。
选项– 要求新的装饰公司继续使用相同的模板进行设计，而不是强制执行新设计。
选项比较– 新公司的热情丧失可能会导致生产力下降，但固定的月薪和更多的每日工作时间将平衡生产力。
建议– 终止与 Hasta La Vista 的合同。联系 Rye’s Décor。
行动– 致电 Rye’Décor 的代表和技术人员，让他们检查场所并提交带有评估的最终报告。
申请批准：
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致电 Rye’s Décor – 需要 HR、Admin 批准
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与 Rye 的 Décor 代表会面 – 需要获得 MD 的批准
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最终确定装修报价 – 需要人力资源部、会计部的批准。
媒体发布写作
新闻稿，也称为新闻稿、新闻稿或新闻声明，是针对新闻媒体成员的书面或录制的通讯，目的是向公众宣布具有新闻价值的内容。
媒体发布的格式
媒体发布通常包含以下元素 –
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公司标志和地址– 在信头中提到
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日期– 新闻发布日期
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Timing – 事件发生的时间
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发布日期– 提及事件的日期
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标题– 事件的简短单行描述
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地点– 活动地点
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介绍– 事件和原因的描述。
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什么– 事件是关于什么的？
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为什么——为什么要组织这个活动？
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什么时候– 什么时候组织活动？
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谁– 谁是参加活动的人？
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关于– 公司简介
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联系方式– 在哪里联系以获取更多详细信息
示例 – 媒体发布
活动日期– 23rd 2015 年 4 月
活动时间– 下午 4:00
媒体发布日期– 30th 2015 年 4 月
地点：
Tutorialspoint Pvt。有限公司
地址- 388-A, Road no 22
Jubilee Hills, 海得拉巴, AP
500033，电话：91 40 23542835
介绍– Tutorialspoint Pvt。LTD将在装修后开业，我们邀请大家一起见证我们工作场所的新面貌。
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什么– Tutorialspoint Pvt 的室内装饰。有限公司
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为什么– 欢迎人们见证我们新改进的场所。
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当– 2015 年 4 月 30 日下午 4:00 开始在公司场所。
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谁– 员工及其家人、媒体、客人、王子舞团
关于– tutorialspoint.com 是一个专门的网站，提供计算机工程学术、信息技术、计算机语言和管理领域的优质在线教育。本网站由AMU校友Mohtashim先生于2006年推出单篇HTML教程而创立。目前本网站由Tutorials Point (I) Pvt.开发和维护。有限公司，成立于2014年6月12日。
联系方式：
地址: 388-A, Road no 22, Jubilee Hills, Hyderabad Telangana, INDIA-500033
简历写作
简历是用来展示申请人在申请新工作时的背景和技能的文件。这是候选人的工作经验和教育的总结。
简历的格式
尽管简历模板因专业而异，但我们将在这里讨论最广泛接受的格式，其中包括 –
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姓名– 申请人的全名，没有一般称呼，如先生、女士。
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地址– 永久地址
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目标– 您职业生涯的目标
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教育– 您的学历
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技能– 您的专业领域
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编程语言– 如果有的话
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软件工具– 您在职业中使用的软件工具（MS Word、Excel）
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操作系统平台– 您使用的操作系统（Windows、Mac）
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数据库管理系统– 如果有的话
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个人技能– 软技能
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体验细分– 对您的体验的详细说明
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成就和兴趣– 爱好。职业生涯的成就
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声明– 说明提供的有关申请人的所有信息均属实
注– 标记的字段 ( e, f, i ) 将根据申请人的专业领域而变化。点 ( g, h ) 现在被认为是通用模板的一部分，因为现在几乎所有公司都希望候选人具备使用某些特定软件工具（MS Word、MS Excel 等）的基本计算机能力。
简历样本
简历写作
简历 (CV) 是一份关于求职者的经验和其他资格的书面概述，潜在雇主寻求求职者的资格，并且应该由寻求工作变动的终身职位申请人携带。
简历和简历 – 有什么区别？
简历很容易被误认为是简历，但是，两者之间存在显着差异。简历应该由没有相关职业经验或没有任何经验的申请人携带。另一方面，简历应由具有相关经验的候选人携带。
简历的格式
与简历一样，我们将讨论一个被广泛接受的模板。简历通常包括以下元素 –
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姓名– 申请人的全名，没有一般称呼，如先生、女士。
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地址– 永久地址。
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总结– 简要描述您在职业中取得的成就。
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学历– 您的学历
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附加知识– 您在专业之外获得的技能。
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习得技能– 软技能
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编程语言– 如果有的话
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软件工具– 您在职业中使用的软件工具（MS Word、Excel）
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操作系统平台– 您使用的操作系统（Windows、Mac）
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数据库管理系统– 如果有的话
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个人技能– 软技能
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体验细分– 对您的体验的详细说明
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成就和兴趣– 爱好。职业生涯的成就
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声明– 说明提供的有关申请人的所有信息均属实。
注– 标记的字段 (e, g, j) 将根据申请人的专业领域而变化。点 (h, i) 现在被认为是通用模板的一部分，因为现在几乎所有公司都希望应聘者能够熟练掌握某些特定软件工具（MS Word、MS Excel 等）的基本计算机技能。
简历样本
报告写作
业务报告主要用于传达有关特定主题的详细信息，这与以汇总形式传达信息的信函不同。
报告经常按时间顺序从一个报告期到另一个报告期编写，以便可以比较连续报告中发布的信息。报告可能会发布或发送给公司以外的个人。
商业报告的格式
正式的商业报告通常包含以下元素 –
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标题部分– 包括目录和所用术语的定义。可能会提到诸如作者姓名和日期等可选细节。
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摘要– 关于主要观点、结论和建议的所有相关信息的概述。在最后写下这个以包含所有最后一分钟的修改是一个很好的做法。
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介绍– 指定编写报告的原因及其解决的问题；通常它是报告的第一页。
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体-报告的主要部分; 它包括行业术语。信息按重要性降序排列。
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结论– 这与摘要一起是报告中阅读最多的部分，因此语言应该简单而具体。
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建议– 按优先级递增的顺序采取的行动。
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附录– 支持您的结论的技术细节和行业事实。
报告写作示例
| Table of Contents | |
|---|---|
| Introduction | 1 |
| Brief History Of Our Business Model | 3 |
| Achievements In The Last Decade | 5 |
| Last Year’s Mission Accomplishments | 9 |
总结：
简介：
Tutorials Point 源于这样一种想法，即存在一类对在线内容反应更好的读者。
我们的商业模式简史：
1500 万读者每月阅读 3500 万页。我们的内容和资源是免费提供的，我们更愿意保持这种方式。
过去十年的成就
旅程从 2006 年的一个关于 HTML 的教程开始，并因其产生的响应而欣喜若狂，我们努力将新教程添加到我们的存储库中。
身体：
网站上的内容由高技能专业人士创建。许多自由职业者帮助我们增加了内容。
结论：
我们的使命是通过关于广泛的技术和非技术主题的清晰、清晰和切中要点的内容提供简单易学的学习。
建议：
设计改进的内容。
努力建立网络。
附录：
信息政策：立场声明、原则、章程和其他相关声明的汇编”。网络信息联盟。2013 年 6 月 24 日检索。
数据可视化
数据可视化用于通过使用信息图形（例如表格和图表）向用户清晰有效地传达信息。它帮助用户以更简单的方式分析大量数据。它使复杂的数据更易于访问、理解和使用。
表格用于用户需要查看特定参数模式的地方，而图表用于显示一个或多个参数的数据模式或关系。
在视觉上表示数据时要遵循的提示–
- 编号所有图表
- 标记所有图表
- 确保轴上的测量单位清楚地标记
- 将任何解释性信息放在视觉效果下方的脚注中
- 检查布局以确保最大程度的清晰度
数据可视化的利弊
以下是直观地表示数据的一些优缺点 –
优点
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更广泛的受众可以快速访问它。
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它在一个很小的空间里传达了大量的信息。
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它使您的报告更具视觉吸引力。
缺点
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如果做出不正确的视觉表示，它可能会歪曲信息。
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如果视觉数据被扭曲或过度使用，它可能会分散注意力。
常见的布局错误
根据定义，商业文件应该清晰明了。它应该以严格专业的布局呈现。我们在这里列出了一些常见的布局错误，在准备商业文件时应避免这些错误。
避免不必要的元素
不要用图片和引语填满所有空白，除非它们绝对是必不可少的。
小心过度的内容
使用简短明了的句子。避免使用颜色和图像，除非它们与文本相关。
不要过度使用对称
一段时间后，对称排列的桌子看起来很无聊。使用不同形状的图片打破对称。左对齐文本比居中文本更具可读性。
注意统一
在整个文档中保持统一的字体、字体大小、字体颜色和格式。
有层次地写
从最重要的信息开始，然后按照重要性递减的顺序继续。
避免过多的多媒体
如果使用不当，动画、视频和声音都会分散读者的注意力，而不是将他们吸引到文本中。把事情简单化。
常用缩写
| Abbreviation | 意义 |
|---|---|
| intro | 介绍 |
| app. | 附录 |
| Biblio. | 参考书目 |
| c. | 章节; 大约，大约，大约 |
| n. | 笔记 |
| ed. | 编辑 |
| e.g. | 例如 |
| esp. | 尤其 |
| et al. | 等人等 |
| etc. | 等等 |
| no. | 数字 |
| fn. | 脚注 |
| fig. | 数字 |
| i.e. | 那是 |
| infra | 下面（在正文中） |
| p | 页 |
| par. | 段落 |
| s. | 节，节 |
