写文件

写作类似于开始一项任务。你需要精心计划、准备、专注、投入，最重要的是，对你正在做的事情充满热情。如果您实施了所有提到的要点，那么写出广受好评的文本的几率将对您有利。

写文档的要点

首先，让我们接受这样一个事实，即在第一次尝试中，很少有人（几乎没有人）可以按照他们希望将其写在纸上的方式编写文档。想法和记忆经常在最意想不到的时候出现，这些新想法随着每次后续输入不断改变您的文档。

一旦你把你的想法写在纸上，下一步就是以一种简单、合乎逻辑、相互关联和清晰的方式呈现出来。这需要规划和准备，您可以遵循明确的步骤 –

• 合适的语言
• 简单的英语（不含行话）
• 简单的句子
• 相关内容
• 要点的使用
• 简明
• 不断改进

研究

在写作之前，对任何主题进行研究都是非常关键的一步。您的来源需要可靠且被广泛接受。在确定和发展您的主题之前，您应该找到有关您的主题的上下文和背景信息。这可以通过参考书籍、文章、期刊、新闻来源和杂志来完成。现在人们也使用视频和录音。以下步骤将帮助您 –

• 注意重要和相关的细节。

• 根据主题和文档的目的评估每一点。

• 记录您的资源和参考资料的详细信息（即作者、标题和出版）

• 在适当的标题和副标题下按逻辑顺序排列内容。

目的

了解您的受众将在决定内容和处理方式方面提供很多帮助。如果您不了解您的受众，请像在线文章作者或博客作者一样，记住人口统计信息，即您撰写文章的目标群体。

在你开始写作之前，试着总是理解你写作的原因是什么。它可能是以下任何一个 –

• 提供信息
• 应用说服
• 提出您的意见
• 提出想法
• 发送报告
• 建议
• 想要的动作
• 达成成就

例如，如果您的目的是销售产品或让某人订阅您提供的服务，或宣传某项事业，请问自己以下问题：

• 谁是我的潜在读者？

• 我的潜在目标读者群的背景是什么？

• 他们住在哪里，年龄多大？

• 他们的兴趣和优先事项是什么？

这些问题将为您的写作设定目标。

编写文件

一旦您确定了您的受众，请尝试预测您的读者可能认为必要的信息，并在您撰写时将其包含在您的文档中。这可以通过问自己“WH-questions”来完成。

• 回答 WH 问题– 回答“谁？什么？为什么？在哪里？什么时候？谁？如何？” 会让你在写作的内容上领先一步。

• 确定开始和结束– 在收集您对该主题的所有可能想法后，您可以浏览它们并拒绝一些在您的文章中没有意义的想法。之后，找出对阅读影响最大的想法，并将其放在文章的开头。最后应该有一个想法，以清晰明了的方式总结所有想法。

• 获得第二人称的意见– 在提交之前，请务必让某人检查您的书面文本。这为评论提供了客观的第二人称视角，并阻止了您的情绪和放纵。如果内容是机密的且不可共享，则不要这样做。

• 讨论建议并包括改进– 一旦您的朋友提出了一些更改建议，请实施您认为相关的更改。