有效写作-开始

随着我们周围世界的演变，如今每个人都必须写作，无论他的年龄、工作和职位如何。无论是学校作业或提交报告，还是签署发票——每个人都会写作。

虽然许多“必须”写作的人实际上喜欢写作，但对许多人来说，写作只不过是一件苦差事。这些人的问题在于，他们没有时间思考如何写作。因此，他们的写作风格既费时又不准确，而且不尽人意。

正如解决代数问题的步骤一样，可以遵循几个步骤以获得更好的书面输出。在本章中，我们将讨论您应该如何真正启动编写有效业务文档的过程。

如何开始

在所有步骤中，最棘手（也是最令人沮丧的）是弄清楚开始。以下是一些快速开始工作的提示 –

• 研究以找出事实。
• 头脑风暴记下所有随机的想法。
• 与同事讨论草稿。
• 保持和蔼可亲、轻松的写作语气。
• 与读者产生共鸣。
• 检查它并睡在上面。

规划和结构

公司定期制作文件，例如为股东提供的年度报告、为客户提供的月度通讯以及为员工提供的社论。根据您设计的内容量，您可能需要以三种结构排列数据 –

• 基于时间的结构

  当您编写议程和会议纪要，或在其中分配任务并按时间顺序绘制结果的报告时，将使用此结构。

• 按字母顺序排列

  当文档有大量单独的主题，需要按照特定的字母顺序 (A – Z) 放置时，使用此结构。这方面的例子是词汇表，或一本关于水果和卡路里的书，其中水果的名称按字母顺序列出。

• 主题结构

  最常用的结构是根据主题对结构进行划分。例如，一个网站冷设计其FAQ页面，它有三个主题可供选择——“交付状态”、“投诉”和“付款和退款”，每个主题都有几个关于该主题的问题。

安排内容的有效步骤

有一些有效的步骤可以帮助您以适当的结构安排内容并在逻辑流程中填写详细信息，从而使整个文档看起来同步和完整。这些是 –

• 文档应该有一个合乎逻辑的开头、中间和结尾。

• 用简洁的小段落（最多 4-5 个）组织您的消息正文。

• 修改内容以适合您的读者。

• 写作时永远不要失去焦点和信件的预期结果。

• 不要在写作时纠正自己，只有在头脑风暴后才能编辑。

• 在开始编辑之前请休息一段时间。

最重要的是，在编写业务文档时应始终遵循逻辑顺序，以确保文档传达正确的信息。