商务写作技巧 – 简介

商务写作解决了在职业生活中传达清晰简洁的交流的需要——同时与同事、前辈和其他组织的代表打交道。商务写作在大型组织中起着至关重要的作用，在这些组织中，清晰透明的沟通对其运作至关重要。因此，发送的信息需要清晰、准确、基于事实且不含糊。

清晰简洁的专业写作在许多领域至关重要，例如法律、工程、技术手册和产品标签，在这些领域，误解可能会导致严重后果。

为什么要有效写作？

今天的许多专业人士，尤其是在他们职业生涯的初期，在为基本的语法、拼写和标点符号而苦苦挣扎时，寻求有关正式商务写作所需技能的指导。这是一个严重的限制，会降低他们的信心，并使他们在被要求记录和呈现信息时有所退缩。

凭借有效的写作技巧，他们可以改善书面交流，并设法提出他们过去一直拥有但从未设法提出的观点和想法。这也将增加他们对公司的信心和未来前景。

你的信息如何描绘你

读者总是会根据他们如何解读您的电子邮件，对您和您的公司产生印象。商务写作的目的是提供简明的交流，让读者、您的公司形象和您的形象牢记在心。我们使用的词和我们写的句子对于在读者的脑海中建立我们的感知至关重要。

商务写作中的常见错误

在商业写作方面，任务是——“少即是多”。许多人要么在他们的写作中使用过多的内容，要么提供的信息太少且不完整。在两者之间取得平衡是一个相当大的挑战。让我们讨论作者最常发现的错误 –

• 许多使用大，难词，如“相持不下，繁琐的”描述的东西，可以很容易地用更简单的话就像“来解释争吵，笨拙”。这些词不仅令人困惑，而且含糊不清，因为它们没有解释清楚。

• 过于正式的风格——像“我们会尽我最大的意图，让你感受到你的存在”这样的句子随着殖民统治者来来去去。“如果你来，我们会很高兴的。” 用一半的话做同样的工作，没有任何混乱。

• 现在，让我们归结为罪魁祸首——打字和拼写错误，比如“ sprite , meat , usher ”而不是“ spirit , meet , user ”，不仅改变了整个句子的意思，而且造成了尴尬。想象一下有人写——“我很快就会见到你”？

• 一些专业人士走向另一个极端，写出非常短的句子，有时，短语既不能解释完整的意思，也不能给出明确的指示。这种写作的例子是——“今天见@5，明天10点见。”

说服性写作的 AIDA 公式

如果你足够仔细地观察广告，你会注意到一个有趣的模式——一些非常引人注目或有趣的事情会立即引起你的注意。背景描述增加了产品的功能和优势，开始引起您的兴趣。在您不知不觉中，有吸引力的介绍和有说服力的风格会在您的内心产生一种渴望，至少尝试一次该产品，然后引导您采取行动获得该产品。

如果你有过类似的经历，或者认识有过类似经历的人，你就会意识到 AIDA 的力量。在这种情况下，营销行业发明它来吸引客户也就不足为奇了。

今天，商业写作中使用 AIDA 技术的目的是一样的——通过你的演讲和说服来吸引和打动读者。AIDA 的四个步骤是 –

• 注意– 用一个引人注目的句子吸引读者。

• 兴趣– 通过提及读者喜欢的好处来引起兴趣。

• Desire – 使用中间段落来提示读者采取行动。

• 行动– 读者需要采取的行动才能得到他想要的东西。

有目的的写作

许多人一提到要写一份可以在办公室分发的手稿或文件，就不寒而栗。原因显而易见。在为商业用途编写任何东西时，需要考虑的参数太多了。正确的用词、句子结构、语法的准确性、正确的拼写和用法，当然还有读者对你形成的形象，这些都是在为同事写作时要记住的非常重要的点。

现在，如何处理这个任务？有句老话叫“好的开始是成功的一半”。我们也需要在写作中贯彻这一理念。我们需要找出写作背后的目的，这将清除我们对以下问题的想法 –

• 你的读者是谁？

  这将帮助您了解适合读者群的词汇和句子构成。

• 你的文件的目的是什么？

  你需要了解你写东西的原因。

• 读者为什么要阅读您的文档？

  换句话说，您必须为文档中的读者考虑要传达的信息。

• 你期望什么结果？

  每个动作都有一个相等和相反的反应，因此对于你写的每一个字，都必须产生一个相等的反应（即使不一定是相反的）。这意味着如果你想得到你想要的反应或结果，你的语言应该能够清楚地描绘出你想要表达的东西。

开始

专家声称，商务信函的真正目的是唤起读者立即或迟到的行动。还记得 AIDA 技术吗？它以行动结束，这是每一篇文章都应该瞄准的成就。

经理发送的电子邮件由其团队中的人员阅读，根据说明的清晰度以及每位读者的个人解释，完成所需的操作或留下一些区域。因此，现在让我们专注于设计任何文本时需要牢记的最重要的事情。在撰写商业文件时，您必须 –

• 知道你想写什么。
• 写下你想要达到的目标。

了解这两件事将大大有助于为您提供处理任何内容的正确方向，而找到正确方法的最有效方法之一是头脑风暴。

头脑风暴

头脑风暴是一种写出任何想法的技巧，而不必过多担心任何逻辑顺序、顺序、标点符号和拼写。在头脑风暴的时候，人们不需要担心想法的顺序和用词的正确性。相反，人们应该专注于收集有关该特定主题的尽可能多的想法和数据。

花点时间思考一个话题。收集您的想法并开始随机写下它们。让一个想法自由地将您引向另一个相关的想法，依此类推。这种信息收集将慢慢地为您提供一种了解内容的方法。再过一段时间，将形成一些替代方法。你越多地观察你写在纸上的想法流，就会形成更多的想法。

现在尝试将这些想法按逻辑流程排列。不要开始检查语法。只是尝试获得均匀的流动。现在，您的所有想法都将得到简化。此后，进行必要的编辑，例如用更合适的词替换某些词，检查语法、词的用法、拼写和标点符号。