读者要求

商业文件有受众和特定目的。因此，在撰写商业文件之前，牢记读者的需求是至关重要的。这就是几乎所有信件都以文件收件人的地址开头的原因。

在您开始写作之前，请了解您写作的原因以及您希望通过阅读这封信采取或完成的行动。

读者想要什么

这个想法是在写的时候记住你要发送给的读者。为了使任何书面文件全面，您应该自始至终问自己几个问题 –

• 谁是你的读者？
• 他想知道什么？
• 他需要知道什么？
• 他对这个话题了解多少？
• 发送文件的预计时间是什么时候？

尽早告诉读者他们阅读您的文档将获得的好处，提及他们期望采取的行动/成就，以及他们将从阅读您的文档中获得的其他信息。