备忘录写作

编写备忘录的主要目的是通过记录参考资料以备将来使用来支持决策。它还有助于传达信息、提交非正式报告和提出问题的解决方案。

在发布公司公告（例如员工任命、晋升和公司政策变更）时，适合使用业务备忘录。

备忘录的格式

备忘录通常包括以下元素 –

• 组织名称– 在信头中。

• 备忘录标题– 在页面顶部。

• 附件– 附在备忘录上的文件以供参考。

• 摘要– 放置在备忘录的开头，应将主题浓缩为五行或十行。它不应包含行话或高度技术性的语言。

• To – 读者的全名（包括荣誉头衔，但保留诸如“先生”、“女士”之类的通用头衔。“致”行否定了诸如“亲爱的”之类的称呼用法。

• 如果读者人数超过五人，请在备忘录末尾的“分发列表”下提及他们，并在“收件人”行中提及。例如 –收件人：请参阅第 14 页上的分发列表。

• From – 这里提到了发件人的姓名和名称。它否定了像“With Regards”这样的免费关闭。

• 日期– 提及日期有助于跟踪备忘录。

• 主题– 用几句话（5-6）提及主题，但应明确说明目的。

• 结论–总结要点并为读者提供必要的行动和方向。

• 分发列表–分发列表上的名称通常按字母顺序键入。但是，如果其中一个人的排名明显高于其他人，则将该姓名放在首位。

• Writer’s initials – 备忘录由作者的首字母完成，而不是他/她的签名，紧跟在最后一句话之后。

备忘录示例

备忘录标题：<与哈斯塔拉维斯塔会面室内装饰>

附件：<公司宣传册及报价单>

总结– 与 Hasta La Vista 的代表会面，讨论我们办公场所的室内装饰。

致：<Mohtahsim M.、Kiran K. Panigrahi、Gopal K Verma、Manisha Shejwal、Anaadi>

来自：<维尼特难陀>

日期: 23/04/2015

主题: 今天下午 6:00 在会议室 – 1 与 Hasta La Vista 会面

根据我们早前于 2015 年 1 月 12 日的讨论，我们计划翻新办公室的内部。那次会议结束时做出的决定是联系一家室内装饰公司。

Hasta La Vista 是一家位于海得拉巴的室内装饰组织，是该行业发展最快的公司之一。

我们正计划聘请他们的服务为我们的办公场所进行室内装饰。我们将于今天下午 6:00 在会议室 1 与他们的代表会面。

期待您的积极参与。谢谢你。

越南